Da una idea dello staff tecnico di Pentex e del settore scientifico dell’Acquario nasce Happy Fin, una App che consente di adottare un delfino e sostenere la ricerca su questi intelligenti mammiferi. E’ acquistabile tramite gli store di Android, iOS e a breve disponibile anche sul market place di Microsoft. Una volta installata potrai scegliere, ad esempio, Bella, una femmina che i ricercatori nelle loro uscite incontrano spesso con i cuccioli, oppure Akela un maschio dalla pinna dorsale segnata dai numerosi scontri con altri maschi…e tanti altri loro simpatici amici.

L’App ti consente poi di restare aggiornato sulle attività di ricerca in base alle campagne condotte dal settore scientifico dell’Acquario:

• - Potrai esplorare, su una comoda mappa (2D e 3D) i luoghi di avvistamento
• - Riceverai le ultime foto scattate al tuo delfino
• - Verrai puntualmente informato sulla news inerenti il suo mondo e quello degli altri delfini

Inoltre potrai immedesimarti nel delfino e conoscere quali siano le sue difficoltà quotidiane nell’ambiente marino. Happy Fin è anche un gioco a più livelli in cui dovrai imparare a nuotare e muoverti agilmente in acqua, evitare i predatori e i pericoli generati dall’uomo, guidare i tuoi piccoli e insegnare anche a loro quanto hai imparato. Saprai cercare le giuste prede per poterti nutrire e mangiarle prima delle altre specie che, come te, cercano di vivere nel mondo marino?

Insomma una vera immersione per imparare il mondo dei delfini in prima persona.

Happy Fin da spazio anche alla componente formativa, insegnandoti come riconoscere prede, predatori e pericoli; infatti, prima di ogni livello del gioco sono presenti un elenco ed una descrizione grazie ai quali potrai imparare divertendoti.

Ecco i link per scaricare l’App

• Clicca qui per iOS
• Clicca qui per Android

Da anni ormai lo staff di Pentex riesce a garantire ai suoi clienti la presenza ai recapiti aziendali negli orari di ufficio (8.30 – 12.30/14.00-17.00).

Buone vacanze a tutti e buon meritato riposo!

ph. credits: www.visibilmente.com

In questo modo diventano documenti digitali e possono essere indicizzati utilizzando i metadati, le informazioni sul documento. Esiste però una forma di acquisizione che può supportare l’utilizzo della ricerca Full Text anche sui documenti testuali acquisiti per scansione: si chiama OCR (Optical Character Recognition). E’ un sistema in grado di riconoscere il testo dall’immagine del documento, interpretarlo e trasformarlo in testo digitale modificabile con un normale editor (word, notepad o altri). Cliccando questo link è possibile approfondire la storia e le varie peculiarità di questa utile tecnologia.

Tra gli sviluppi e le applicazioni più interessanti possiamo segnalarvi quella di Laserfiche con il modulo Quick Fields permette la cattura automatica delle informazioni critiche sia dai documenti di carta che elettronici e li organizza per un veloce ricupero. Migliora, inoltre, la qualità delle immagini scannerizzate con funzionalità quali rotazione, rimozione linee, ritaglio immagine, aggiustamento immagine, ecc… Lo strumento Zone OCR è una estensione di Quick Fields riconosce il testo in zone prescelte nei documenti che si vogliono processare (un esempio è l’estrazione dei codici fiscali da un bollettino ICI) per una rapida cattura e riempimento dei campi di indicizzazione.

Oltre alla nomenclatura del file, già utile come base per avere degli archivi ordinati, è possibile utilizzare quelli che vengono chiamati Metadati, ovverosia i ‘dati sui dati’. Si tratta di informazioni inerenti il documento salvato: il creatore, la data di creazione, note varie, eventuali categorie, ecc… presenti per i più comuni file del vostro computer, qui di seguito un esempio della scheda metadati di un documento Word:

In base ai metadati è quindi possibile operare delle ricerche utilizzando i criteri presenti sulla scheda. Una delle differenze tra un file system (finestra di ricerca e visualizzazione file del sistema operativo) e un sistema di gestione documentale è la possibilità di integrare ai metadati la ricerca detta Full Text, a  testo intero. Si tratta di un metodo potente e veloce di reperire i documenti testuali. In questo caso è la memoria del computer che aiuta davvero quella dell’uomo.

Un esempio? Avete utilizzato il sistema di archiviazione elettronica per archiviare un documento tre anni fa ma non ricordate nulla dei metadati (titolo, nome del creatore, data di creazione, note, ecc…) però ricordate benissimo che si trattava di un file di word che conteneva almeno la parola ‘tubatura’. Questo piccolo ricordo vi basta! Il sistema cercherà in tutti i testi archiviati, all’interno del corpo del documento la parola ‘tubatura’ e vi presenterà i risultati, in modo che possiate trovare quello di interesse.

Comodo vero? se volete approfondire ecco un link che fa per voi…

Ci troviamo quindi di fronte a due scelte: la posizione in cui mettere il nostro file e il nome da affidargli. Spesso, in questo ultimo caso, la realtà supera la fantasia… . Dopo alcune esperienze con nomi, acronimi, codici e denominazioni al limite del criptico, abbiamo pensato di condividere un elenco di consigli su come nominare i file, non esaustivo ma nel quale speriamo possiate trovare qualche utile spunto.

1. Utilizzare nomi brevi e semplici da ricordare;
2. Evitare gli acronimi formati da una o due lettere;
3. Il file potrebbe necessitare di una data. Utilizzando la notazione americana (anno/mese/giorno), l’ordinamento dei file andrà di conseguenza secondo l’anno, il mese e il giorno;
4. Se volete ordinarli numericamente (o per data) i numeri da 1 a 9 è meglio farli precedere da 0, così l’ordine rimarrà invariato anche con numeri da due cifre in su;
5. Meglio evitare gli spazi, piuttosto utilizzate gli underscore (trattino basso): _ ;
6. Utilizzare delle sigle per sintetizzare qualche cosa di inerente al documento stesso (‘rev’ al fondo del nome per dire che è una revisione, iniziali nome e cognome per indicare chi l’ha creato, V o A per documenti di vendita o acquisto, ecc…)

Avete altri suggerimenti? Che piccoli trucchetti utilizzate per ‘salvare’ i vostri file? Se volete condivideteli nei commenti, in questi campi, c’è sempre da imparare…

I consigli per comportamenti sostenibili non bastano mai e devono essere sempre tenuti a mente, quindi ci siamo chiesti se esistessero delle regole per praticare la sostenibilità proprio nell’ambiente di lavoro. Cercando sul web, abbiamo selezionato un post in particolare, brillante e spiritoso: Eco Business 10 regole per un ufficio ecologico!

Ci vogliamo soffermare sul punto 3.
Go Paperless non è solo una questione di affidarsi ad un sistema di gestione elettronica dei documenti, ma soprattutto di non stamparli quando non è necessario. Specie quando si tratta di e-mail… vi facciamo un piccolo, ma utile regalino, aggiungete queste righe alla vostra firma automatica:

Before printing think about environment and costs
Prima di stampare pensa ai costi ambientali

photocredits: bombilladesign

La variabile tempo ha sempre a che fare con i nostri documenti e la loro archiviazione: tempo per inserire i contenuti, tempo per organizzare la loro indicizzazione, tempo per cercarli e tempo per conservarli. Siamo sicuri che ognuno di voi si è chiesto, almeno una volta, per quanto tempo si devono conservare certe tipologie di documenti. Abbiamo trovato questa pratica tabella, che condividiamo:

Nella maggior parte dei casi si parla di anni, e per gli atti notarili spicca il ‘per sempre’…se fate una media, i documenti si dovrebbero conservare per circa 7 anni.

Quanto spazio avete per conservare tutti i vostri documenti e per così tanto tempo? I documenti archiviati 10 anni prima, siete sicuri di riuscire a trovarli rapidamente e intatti? A prescindere dalla legislazione italiana, quanti di voi usano lo scanner e poi mettono tutto in dossier? Raccontateci le vostre esperienze!

Il tempo è un bene altamente deperibile, una volta consumato non torna più, è andato, scomparso. Quante volte ci ripetiamo “vorrei avere più ore a disposizione…” per che cosa? Lavoro, Famiglia, Personale?

Il tempo non si può fermare ma si può sicuramente organizzare in modo da non perderlo. Un modello ideale di giornata sarebbe quello in cui tutto ciò che facciamo si incastri perfettamente, ma ci sono gli imprevisti che non si possono controllare!

Oltre alla programmazione preventiva del lavoro possiamo sicuramente usare ciò che la tecnologia ci mette a disposizione per ottimizzare alcune operazioni. Una delle attività più dispendiose in termini di tempo è sicuramente la ricerca: documenti, progetti, video, foto, audio…fino ad arrivare alla vita privata di ognuno di noi…le chiavi di casa, dell’auto, il ciuccio del bambino.

Possiamo però avere un potente alleato. La tecnologia, dal semplice computer al moderno tablet (o smartphone), di questi strumenti possiamo sicuramente sfruttare:

• Memoria per registrare i nostri contenuti e poterli conservare in uno spazio pressochè infinito
• Velocità nel cercare e trovare ciò che ci interessa

Avete mai pensato quanto potreste guadagnare in tempo se, in base alle vostre esigenze, questi strumenti potessero farvi trovare tutto ciò di cui avete bisogno, in un attimo, semplicemente pensando ad alcune parole chiave?

Ecco su cosa si basano i sistemi Elettronici di Gestione dei Contenuti (o ECM): il risparmio del tempo!

Il Santa Clara Valley Water District (SCVWD) gestisce un sistema integrato delle risorse idriche, garantendo la fornitura di acqua potabile e pulita, la protezione dalle inondazioni e la gestione dei corsi d’acqua per conto di 1,8 milioni di abitanti. A livello di strutture controllate si parla di 10 dighe e bacini idrici superficiali, 3 impianti di trattamento acque, un laboratorio di qualità dell’acqua, quasi 400 ettari di acque sotterranee e più di 275 chilometri di corsi d’acqua.
L’ufficio Asset Management del distretto (DWAMU) è stato messo a capo del progetto stesso. L’idea è stata quella di gestire le risorse (asset) assegnando ad ognuna di esso un valore, detto Business Risk Exposure (BRE), derivato da altri due parametri: ‘Conseguenza guasto’ (un numero relativamente statico dato da fattori economici, ambientali, e altri simili) ‘Probabilità guasto’ (un numero determinato dalla valutazione delle condizioni dell’asset stesso). E’ stato poi necessario assumere personale di campo non solo per censire le strutture, ma anche per individuare e prendere nota dei problemi connessi ad esse.

SCWD aveva già un patrimonio di documenti cartacei come mappe, appunti di interventi sul campo che venivano integrate con i dati del proprio sistema GIS. Un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (IBM Maximo) forniva messaggi inerenti la manutenzione preventiva, gli ordini di lavoro e la gestione operativa degli asset. Ciò consentiva di seguire il ciclo di vita e il report dei costi di un bene attraverso i report prodotti. Mancava però la possibilità di acquisire in automatico le informazioni che venivano dal campo, a questo scopo è stato implementato un geodatabase con tabelle cui valori sono codici già utilizzati in Maximo e altri sistemi interni. Le relazioni tra le attività, la valutazione delle condizioni, e le ispezioni diventarono presto evidenti.

Con l’opportuna dotazione di strumenti con software GIS ESRI e la formazione degli operatori, una tipica attività di ispezione comprende queste semplici operazioni:

1. Dopo essersi orientato sul campo utilizzando il GPS, l’utente seleziona l’asset da ispezionare sulla mappa.
2. L’utente registra la condizione dell’asset (posizione, categorie, BRE, commenti, ecc…)
3. L’utente scatta una foto (che sarà automaticamente collegata alla scheda di ispezione) e la invia al server.

Inoltre, con le stesse procedure, l’utente può inventariare un bene. L’integrità dei dati sul server centrale è preservata all’uso di identificatori unici e dagli algoritmi di sincronizzazione (check in – check out) dei sistemi di gestione dei contenuti (ECM-EDM).

Il progetto descritto è stato messo a regime nel mese di luglio 2012, a oggi sono stati verificati sul campo più di 4.000 documenti di controllo e identificati circa 5.000 asset. Di ognuno di essi i membri del personale SCVWD hanno eseguito ispezioni senza utilizzo di carta, in modo uniforme risparmiando tempo ed evitando data entry a mano. Inoltre con l’aggiunta della componente geografica, gli ingegneri e i tecnici SCVWD possono osservare i modelli ed effettuare analisi spaziali utilizzando i dati che in precedenza avrebbero visto solo in formato tabellare.

Fonte: ArcUser Spring 2013 -
Paperless Inspection – Faster, more accurate, and spatially enabling
By Kurt Hassy, GIS Analyst, Santa Clara Valley Water District, San Jose, California