I sistemi di gestione elettronica documentale (Electronic Document Management) sono applicazioni software che catturano documenti di carta e una varietà di file elettronici consentendone l’archiviazione, il recupero e la sicurezza degli stessi.
Il processo di gestione documentale inizia con la conversione dei documenti di carta in file elettronici (digitalizzazione) eliminando procedure costose di duplicazione dei documenti, originali messi fuori posto, ecc.
(vedi Ritorno sugli Investimenti – R.O.I.)
Un sistemi di gestione documentale ha cinque componenti base:
- Strumenti di cattura e di importazione per inserire i documenti nel sistema.
- Metodi di archiviazione dei documenti.
- Strumenti di indicizzazione e recupero per individuare i documenti.
- Strumenti di distribuzione per esportare i documenti dal sistema
- Sicurezza per proteggere i documenti da accessi non autorizzati
Inoltre, quando si implementa una soluzione di gestione documentale, i componenti indispensabili si estendono oltre quelli base sopra elencati. Le caratteristiche seguenti sono elementi importanti nella scelta di un sistema di gestione documentale per la vostra organizzazione:
- Utilizzabilità
- Cattura
- Indicizzazione e Recupero
- Annotazioni
- Conservazione ed Archiviazione
- Distribuzione
- Workflow
- Sicurezza
- Integrazione
- Considerazioni tecniche
(Download documento di approfondimento – Componenti essenziali di un E.D.M.)
Le applicazioni di gestione documentale permettono una più efficiente ed un maggior controllo sulle informazioni aziendali.
Con questi programmi software è possibile:
- Gestire milioni di documenti e recuperare correttamente quello cercato in secondi.
- Condividere i documenti con colleghi e nello stesso tempo proteggere le informazioni confidenziali.
- Istantaneamente inviare i file tramite e-mail o fax.
- Accedere ai documenti mentre si viaggia.
- Pubblicare i documenti in CD, DVD o il Web a seconda delle necessità
- Back up i file per “disaster recovery”
Il sistema di gestione elettronica documentale Laserfiche® è lo strumento che permette alla Vostra azienda di ottimizzare i propri processi e flussi informativi.
