Sin dal 2001, anno di sua fondazione, la Aredici srl si è confrontata con il mercato della componentistica elettronica, proponendo ai propri clienti un accurato servizio di selezione delle migliori condizioni di prodotto e prezzo a seconda delle esigenze espresse. Questa attività richiede prontezza nella gestione delle richieste di quotazione, siano esse telefoniche, via email o cartacee; richiede anche costante disponibilità di informazioni sulle opportunità di mercato e conoscenza della qualità dei diversi fornitori.

Ma a valle della identificazione della migliore proposta al cliente, e quindi dell’acquisizione dell’ordine, deve anche esserci la capacità di gestire correttamente e con accuratezza l’approvvigionamento dei prodotti, il carico della merce a magazzino o in transito e la successiva spedizione.

Aredici srl ha compreso fin dall’inizio queste criticità ed ha deciso di rivolgersi a Pentex srl per condurre un’analisi approfondita del flusso commerciale, definire la sintesi dello stesso e procedere all’individuazione degli strumenti ottimali per la sua gestione in forma dematerializzata.

Paolo Morisi, Presidente del CdA di Aredici srl, racconta che “gli obiettivi di progetto erano chiari: incrementare la capacità di gestione delle richieste di quotazione da parte dei commerciali, aumentare la disponibilità di informazioni sulle opportunità di mercato, migliorare l’approvvigionamento dei prodotti e la successiva movimentazione degli stessi.”. L’introduzione in azienda del nuovo sistema “ICNET”, risultato finale del progetto condotto con Pentex srl, spiega Morisi, “ci ha permesso in breve tempo di ottenere miglioramenti oggettivi su tutti i fronti della gestione aziendale. Il numero di risposte dei nostri commerciali a richieste di quotazione è cresciuta fino a oltre il 98%, abbiamo accesso in analisi e ricerca in tempo reale ad un archivio di oltre 65 milioni di articoli, abbiamo azzerato le non conformità per materiale di distribuzione ufficiale mentre le non conformità clienti su forniture provenienti dal mercato libero sono scese sotto il 2% in numero e sotto lo 0,5% in valore economico”.

Affrontare e risolvere le criticità introducendo la completa dematerializzazione del flusso commerciale è stata una sfida importante che Aredici srl ha vinto, anche grazie al supporto di Pentex srl; i risultati sono evidenti ed ulteriore valore aggiunto è stato raggiunto grazie alla scelta del “Cloud” che ha reso disponibile il sistema ovunque ed in qualunque momento attraverso molti diversi dispositivi; “andare a visitare il cliente”, racconta ancora Morisi, “e poter consultare le disponibilità e trovare il prodotto migliore in tempo reale tramite il mio tablet, è sicuramente una dimostrazione di qualità e professionalità del servizio che offriamo alla nostra clientela”.

Snellire i processi e fornire al cittadino servizi super efficienti: una “mission impossible” per le Pubbliche Amministrazioni? Non per tutte. Non per chi ha voluto affidarsi alla Gestione Elettronica Documentale per il disbrigo di lunghe e complesse pratiche. Come la Repubblica di San Marino, che tramite la dematerializzazione dei documenti ha mutato il lavoro dei dipendenti rendendolo molto più intuitivo e rapido, realizzando in contemporanea un sistema molto più flessibile nel recepire le variazioni delle normative.

Tra gli svariati compiti di un ente pubblico c’è quello, molto importante, di fornire e garantire una serie di prestazioni al cittadino. Servizi Demografici, Servizio Entrate, assistenza per le politiche sociali e pratiche edilizie, per citarne solo alcune. Portare rapidamente a termine una pratica è sinonimo di una Pubblica amministrazione efficiente, snella e che ha un’ottima organizzazione del lavoro. Chi ha una marcia in più? Sicuramente gli enti che hanno avviato al loro interno un processo di dematerializzazione dei documenti e dei processi, una soluzione molto importante che permette di rivoluzionare la gestione degli atti rendendola molto più rapida, comoda e sicura. E a beneficiarne sono sia i cittadini che i dipendenti che lavorano all’interno degli uffici. E’ ciò che ha fatto la Repubblica di San Marino: affidandosi ai tecnici di Pentex, professionisti nel settore della Gestione Elettronica Documentale e distributori italiani autorizzati del software Laserfiche, è riuscita in due anni e mezzo a snellire tutte le pratiche che passavano dall’Ufficio Urbanistica, un settore chiave per un ente pubblico perché si occupa di gestire tutti gli atti inerenti la tutela del territorio.

Un esempio rende le idee più chiare. L’addetto allo sportello riceve da un cittadino un documento per l’ampliamento del giardino di casa. Da questo momento si attiva un flusso di lavoro che prevede diversi passaggi e si chiude con la concessione edilizia. “Gli uffici della Repubblica di San Marino – spiega Giorgio Cassina, direttore tecnico Pentex – avevano l’esigenza di informatizzare il processo di gestione di una pratica. C’era il bisogno di trasformare, per esempio, un faldone di carte e richieste scritte in una serie di documenti digitali, in modo da non doverlo trasportare da un ufficio all’altro”. Pentex, specializzata in sistemi di archiviazione digitale ECM (Enterprise Content Management), ha adattato le professionalità dei suoi tecnici alle richieste del cliente, portando a termine un progetto complesso, fatto di analisi, approfondimento delle normative, studio dei metodi di lavoro dei dipendenti pubblici. Tante le figure professionali coinvolte, ma un solo risultato ottenuto: quello dello snellimento e della dematerializzazione dei processi, che ha portato tanti miglioramenti al lavoro del cliente.

Un esempio di ricadute della Gestione Elettronica Documentale? La flessibilità del sistema, che è in grado di recepire le variazioni della normativa senza interventi aggiuntivi; in questo modo l’amministrazione pubblica ha potuto ridurre sia i costi di gestione delle pratiche, che i costi di aggiornamento del sistema. “Inoltre sono stati messi in piedi degli automatismi di controllo che prima non sarebbero potuti esistere – spiega ancora Giorgio Cassina -, come un avviso di scadenza di determinate fasi di lavorazione. Mettiamo caso che un ufficio abbia un mese di tempo per consegnare un lavoro; il sistema può essere impostato per avvisare l’istruttore dieci giorni prima della scadenza. Altro vantaggio, la certificazione del lavoro svolto, perché tutti i vari passaggi sono sistematicamente tracciati. Utilizzando i sistemi ECM (Enterprise Content Management), c’è un ritorno sia per i dipendenti che per i cittadini: il deposito allo sportello di una pratica potrà essere più veloce, perché quella persona potrà arrivare con la chiavetta USB e consegnare rapidamente tutti i suoi documenti».

Fatture “volanti”, fogli che si perdono, faldoni che non riescono neanche più a chiudersi. Ecco cosa succede a chi non si affida all’archiviazione digitale dei documenti, una pratica ormai necessaria per essere competitivi sul mercato. Non dematerializzare i processi vuol dire spendere tanti soldi in carta, toner e manutenzione di fotocopiatrici. O perdersi nei meandri dei vecchi archivi, o ancora rischiare di smarrire per sempre documenti importantissimi. E il fatturato immancabilmente ne risente.

Faldoni che strabordano di fogli. Pile di documenti archiviate in polverosi cassetti. E poi bolle che si perdono, fatture ristampate più e più volte, privacy messa a dura prova da occhi indiscreti. Sono solo alcuni degli svantaggi di chi non pratica la Gestione Elettronica Documentale, un processo che, attraverso particolari software, consente l’acquisizione e l’archiviazione digitale di documenti cartacei e di una varietà di altri file elettronici.

Ordini, fatture, contratti digitalizzati e recuperabili in pochissimo tempo grazie alla dematerializzazione dei processi interni all’azienda: è questo che fa Pentex, azienda che servendosi di Laserfiche (di cui è distributore autorizzato) sviluppa soluzioni e servizi per i clienti. Laserfiche è il sistema ideale per dematerializzare i processi ed archiviare documenti, fogli di calcolo, applicazioni audio e video in modo completo ed intuitivo.

Non affidarsi a sistemi di archiviazione come i sistemi ECM (Enterprise Content Management) vuol dire rischiare di perdere tempo ma soprattutto denaro. Secondo recenti dati di Infocamere, società consortile di informatica delle Camere di Commercio Italiane, nella gestione documentale tradizionale (quindi su carta) l’85% dei documenti in azienda non viene mai riutilizzato; il 50% dei documenti viene copiato fino a sei volte, il 7% viene smarrito, mentre circa 115 miliardi sono le pagine che vengono stampate ogni anno in Italia di cui 19,5 miliardi inutilizzate, per un costo di 287 milioni di euro all’anno. Diciotto euro è il costo per ogni documento cartaceo che viene riprodotto (mediamente dalle 9 alle 11 volte); uno su venti viene perduto, il 3% è archiviato erroneamente e il costo per recuperarlo è stimato in ben 120 euro.

A questi dati si vanno ad aggiungere i costi di smaltimento di toner, l’acquisto delle risme di carta, la manutenzione o la sostituzione di scanner e fotocopiatrici (con la perdita di tempo che ne consegue) e l’individuazione di nuovi spazi per archiviare i faldoni. Costi che incidono notevolmente sui bilanci di fine anno di un’azienda. Non vuoi affidarti alla dematerializzazione dei processi? Rischi anche sul versante della privacy. Dati sensibili importanti, come fatture e lo storico delle commesse, possono essere visti da chiunque, senza contare che potrebbero essere irrimediabilmente persi in occasione di disastri naturali. I sistemi ECM aiutano inoltre nella ricerca di documenti, anche piuttosto datati: un’odissea trovare una bolla risalente al 2001 tra centinaia di fogli di carta catalogati spesso in modo approssimativo. Molto più semplice, invece, se quella bolla, insieme con tutti gli altri documenti che passano in azienda, vengono archiviati digitalmente con i sistemi ECM. Condividere una fattura stampata su carta tra due diverse filiali di una stessa ditta vuol dire cercare il documento, scannerizzarlo, mettersi d’accordo via telefono e mandare tutto via posta elettronica; mentre con la dematerializzazione dei processi tutti questi passaggi avvengono istantaneamente e nella massima sicurezza, garantendo un grande risparmio sia dal punto di vista logistico che economico. Per questo è importante affidarsi a ditte specializzate in questo campo, capaci di rendere il lavoro delle persone più semplice, rapido ed intuitivo.