Ottantamila tavole risalenti agli anni Cinquanta, un vero “tesoretto” acquisito, scannerizzato e digitalizzato per essere trasmesso dall’altro capo del mondo. E’ la storia di Lovol Arbos Group, colosso cinese nella produzione di trattori e mietitrebbie, che si è affidato a Pentex per copiare digitalmente vecchi disegni di mezzo secolo fa in vista della realizzazione di nuovi macchinari, riuscendo a capitalizzare le informazioni recuperate.

Far tesoro del passato per costruire il futuro. E’ il motto che ha accompagnato il lavoro commissionato a Pentex da Lovol Arbos Group, colosso cinese che realizza macchinari per l’agricoltura (trattori, mietitrebbie e attrezzature), per movimento terra, motori diesel e veicoli leggeri. La società internazionale, tramite gli uffici di Bologna, s’è rivolta agli specialisti della Gestione Elettronica Documentale tra il gennaio e il febbraio del 2015 per un delicato compito: acquisire il patrimonio conoscitivo di un’azienda che ha chiuso i battenti a metà degli anni Novanta, anch’essa specializzata nella produzione di mezzi agricoli e movimento terra, per realizzare nuove mietitrebbie.

Cos’ha fatto Pentex, realtà consolidata nel campo della dematerializzazione dei processi tramite sistemi ECM (Enterprise Content Management)? “Il colosso cinese – racconta Giorgio Cassina, direttore tecnico di Pentex – ci ha chiesto di acquisire elettronicamente un immenso archivio composto da ottantamila tavole, l’eredità lasciata dalla vecchia azienda che aveva cessato la propria attività più di venti anni fa. Il nostro lavoro è stato quello di dematerializzare questo grande archivio composto da migliaia e migliaia di disegni, trasformandoli in immagini indicizzate”. Questa imponente operazione di trasformazione da carta a byte, portata a termine nella sede di Bologna del colosso asiatico Lovol Arbos Group, ha permesso di rendere disponibile l’immenso patrimonio appena acquisito in contemporanea tra l’ufficio progettazione italiano e quello cinese; a distanza di moltissimi chilometri gli ingegneri orientali e italiani avevano entrambi accesso allo stesso archivio documentale per la progettazione dei nuovi macchinari. “Una cosa impossibile, se le tavole fossero rimaste su carta – continua il dt di Pentex, Cassina – non è stato un lavoro facile, perché si trattava di schizzi risalenti agli anni Cinquanta, difficili da trattare e da farne una copia digitale, anche perché erano tavole di oltre un metro quadro di superficie”. Un’opera corale per l’azienda specializzata nella dematerializzazione dei processi, perché per oltre quattro settimane ha dovuto movimentare fino a Bologna tutta la parte informativa e la parte operativa di Pentex, con tutti gli strumenti necessari all’operazione, compresi i grandi scanner. Rispettando in maniera precisa, c’è da sottolinearlo, i tempi di consegna che i tecnici si erano prefissati. Lovol Arbos Group, tramite i processi di Gestione Elettronica Documentale e alle conoscenze messe a disposizione dal distributore autorizzato Laserfiche, è riuscita a capitalizzare l’archivio storico di progettazione recuperato, rendendo disponibile in tempo reale questo immenso patrimonio di conoscenze tra le diversi sedi sparse nel mondo. “Era un passaggio fondamentale, perché era un’operazione propedeutica a tutte le fasi successive di lavoro per la realizzazione dei nuovi macchinari”, conclude Giorgio Cassina.

Riduzione dello spazio, immediata disponibilità dei documenti e lo sblocco del fatturato in sospeso per mancata documentazione. Sono alcuni dei vantaggi ottenuti da Pibiviesse, azienda leader nella costruzione di valvole per il trasporto di gas e prodotti petrolchimici, dopo aver praticato la dematerializzazione dei processi. Senza contare la riduzione della carta e la possibilità di poter accedere istantaneamente ad un grande archivio digitale totalmente indicizzato, per essere sempre pronti con tutti i documenti nel momento del bisogno.

Dal 1981, anno di sua fondazione, ad oggi, Pibiviesse è diventata azienda leader nella progettazione, costruzione e commercializzazione di valvole destinate a numerosi settori, tra cui quello del trasporto di olio, gas e prodotti petrolchimici, e dell’industria dell’energia. Tante applicazioni vuol dire una quantità quasi inimmaginabile di carta prodotta e di passaggi da tenere sott’occhio. E’ per questo che nel 2012 Pibiviesse si è rivolta a Pentex, azienda specializzata nella dematerializzazione dei processi e della Gestione Elettronica Documentale, per trovare una soluzione nella gestione dell’immensa mole di documenti con cui gli uffici hanno a che fare ogni giorno. Una scelta sulla scorta della positiva esperienza avuta dalla corporation americana di cui fa parte, la Circor Energy, con Laserfiche, un sistema per dematerializzare i processi ed archiviare documenti, fogli di calcolo, applicazioni audio e video in modo completo ed intuitivo di cui Pentex è distributore autorizzato.

Quali erano i problemi da risolvere e quali benefici ha portato l’affidarsi a sistemi ECM (Enterprise Content Management)? A raccontarlo è Ivan Fantin, responsabile Qualità e Ricerca di Circor Pibiviesse. “Avevamo problemi di puntualità per l’allestimento dei nostri progetti. Uno dei nodi da sciogliere, per esempio, era la mancata disponibilità immediata dei documenti: avere più di quattrocento normative da rispettare vuol dire produrre tanta carta. E tanta carta vuol dire tanto peso da trasportare e una quantità enorme di fogli tra cui spulciare se per caso dovesse mancare un documento. Il rischio è di non essere pronti nel momento in cui devi presentare una fattura al cliente». Anche perché Pibiviesse è un’azienda che lavora a progetti particolari e unici, costruiti su misura per il cliente, in quanto ognuno ha un’esigenza diversa e automatizzare i processi risulta pressoché impossibile; grazie alla dematerializzazione dei processi tramite sistemi ECM (Enterprise Content Management), l’azienda ha ottenuto notevoli benefici, tra cui lo sblocco del fatturato in sospeso per mancata documentazione di prodotto fino a liberarne il 90% nei primi otto mesi. “Altro vantaggio evidente della Gestione Elettronica Documentale – spiega Fantin – è la riduzione dello spazio e dei costi per la stampa del diverso materiale. Abbiamo trasformato i processi documentali in processi elettronici, monitorabili con più facilità e con un gran risparmio di costi e di tempo; senza dimenticare che i documenti in formato digitale sono opportunamente catalogati ed è possibile identificare per tempo quelli che mancano. Con i processi di dematerializzazione la puntualità per la realizzazione dei nostri progetti è cresciuta sensibilmente”. Questo vuole dire essere passati in pochi anni da un trenta-quaranta per cento ad un cento per cento di puntualità. Grazie a Laserfiche sono stati accelerati tanti processi: ad esempio quando uno strumento si avvicina alla data di revisione, i tecnici vengono avvisati automaticamente dal sistema in modo che possa essere ricalibrato ed operare quindi in tutta sicurezza. Con attrezzi tenuti sempre in perfetta efficienza.

Fatture “volanti”, fogli che si perdono, faldoni che non riescono neanche più a chiudersi. Ecco cosa succede a chi non si affida all’archiviazione digitale dei documenti, una pratica ormai necessaria per essere competitivi sul mercato. Non dematerializzare i processi vuol dire spendere tanti soldi in carta, toner e manutenzione di fotocopiatrici. O perdersi nei meandri dei vecchi archivi, o ancora rischiare di smarrire per sempre documenti importantissimi. E il fatturato immancabilmente ne risente.

Faldoni che strabordano di fogli. Pile di documenti archiviate in polverosi cassetti. E poi bolle che si perdono, fatture ristampate più e più volte, privacy messa a dura prova da occhi indiscreti. Sono solo alcuni degli svantaggi di chi non pratica la Gestione Elettronica Documentale, un processo che, attraverso particolari software, consente l’acquisizione e l’archiviazione digitale di documenti cartacei e di una varietà di altri file elettronici.

Ordini, fatture, contratti digitalizzati e recuperabili in pochissimo tempo grazie alla dematerializzazione dei processi interni all’azienda: è questo che fa Pentex, azienda che servendosi di Laserfiche (di cui è distributore autorizzato) sviluppa soluzioni e servizi per i clienti. Laserfiche è il sistema ideale per dematerializzare i processi ed archiviare documenti, fogli di calcolo, applicazioni audio e video in modo completo ed intuitivo.

Non affidarsi a sistemi di archiviazione come i sistemi ECM (Enterprise Content Management) vuol dire rischiare di perdere tempo ma soprattutto denaro. Secondo recenti dati di Infocamere, società consortile di informatica delle Camere di Commercio Italiane, nella gestione documentale tradizionale (quindi su carta) l’85% dei documenti in azienda non viene mai riutilizzato; il 50% dei documenti viene copiato fino a sei volte, il 7% viene smarrito, mentre circa 115 miliardi sono le pagine che vengono stampate ogni anno in Italia di cui 19,5 miliardi inutilizzate, per un costo di 287 milioni di euro all’anno. Diciotto euro è il costo per ogni documento cartaceo che viene riprodotto (mediamente dalle 9 alle 11 volte); uno su venti viene perduto, il 3% è archiviato erroneamente e il costo per recuperarlo è stimato in ben 120 euro.

A questi dati si vanno ad aggiungere i costi di smaltimento di toner, l’acquisto delle risme di carta, la manutenzione o la sostituzione di scanner e fotocopiatrici (con la perdita di tempo che ne consegue) e l’individuazione di nuovi spazi per archiviare i faldoni. Costi che incidono notevolmente sui bilanci di fine anno di un’azienda. Non vuoi affidarti alla dematerializzazione dei processi? Rischi anche sul versante della privacy. Dati sensibili importanti, come fatture e lo storico delle commesse, possono essere visti da chiunque, senza contare che potrebbero essere irrimediabilmente persi in occasione di disastri naturali. I sistemi ECM aiutano inoltre nella ricerca di documenti, anche piuttosto datati: un’odissea trovare una bolla risalente al 2001 tra centinaia di fogli di carta catalogati spesso in modo approssimativo. Molto più semplice, invece, se quella bolla, insieme con tutti gli altri documenti che passano in azienda, vengono archiviati digitalmente con i sistemi ECM. Condividere una fattura stampata su carta tra due diverse filiali di una stessa ditta vuol dire cercare il documento, scannerizzarlo, mettersi d’accordo via telefono e mandare tutto via posta elettronica; mentre con la dematerializzazione dei processi tutti questi passaggi avvengono istantaneamente e nella massima sicurezza, garantendo un grande risparmio sia dal punto di vista logistico che economico. Per questo è importante affidarsi a ditte specializzate in questo campo, capaci di rendere il lavoro delle persone più semplice, rapido ed intuitivo.

Il tempo è un bene altamente deperibile, una volta consumato non torna più, è andato, scomparso. Quante volte ci ripetiamo “vorrei avere più ore a disposizione…” per che cosa? Lavoro, Famiglia, Personale?

Il tempo non si può fermare ma si può sicuramente organizzare in modo da non perderlo. Un modello ideale di giornata sarebbe quello in cui tutto ciò che facciamo si incastri perfettamente, ma ci sono gli imprevisti che non si possono controllare!

Oltre alla programmazione preventiva del lavoro possiamo sicuramente usare ciò che la tecnologia ci mette a disposizione per ottimizzare alcune operazioni. Una delle attività più dispendiose in termini di tempo è sicuramente la ricerca: documenti, progetti, video, foto, audio…fino ad arrivare alla vita privata di ognuno di noi…le chiavi di casa, dell’auto, il ciuccio del bambino.

Possiamo però avere un potente alleato. La tecnologia, dal semplice computer al moderno tablet (o smartphone), di questi strumenti possiamo sicuramente sfruttare:

• Memoria per registrare i nostri contenuti e poterli conservare in uno spazio pressochè infinito
• Velocità nel cercare e trovare ciò che ci interessa

Avete mai pensato quanto potreste guadagnare in tempo se, in base alle vostre esigenze, questi strumenti potessero farvi trovare tutto ciò di cui avete bisogno, in un attimo, semplicemente pensando ad alcune parole chiave?

Ecco su cosa si basano i sistemi Elettronici di Gestione dei Contenuti (o ECM): il risparmio del tempo!