Snellire i processi e fornire al cittadino servizi super efficienti: una “mission impossible” per le Pubbliche Amministrazioni? Non per tutte. Non per chi ha voluto affidarsi alla Gestione Elettronica Documentale per il disbrigo di lunghe e complesse pratiche. Come la Repubblica di San Marino, che tramite la dematerializzazione dei documenti ha mutato il lavoro dei dipendenti rendendolo molto più intuitivo e rapido, realizzando in contemporanea un sistema molto più flessibile nel recepire le variazioni delle normative.

Tra gli svariati compiti di un ente pubblico c’è quello, molto importante, di fornire e garantire una serie di prestazioni al cittadino. Servizi Demografici, Servizio Entrate, assistenza per le politiche sociali e pratiche edilizie, per citarne solo alcune. Portare rapidamente a termine una pratica è sinonimo di una Pubblica amministrazione efficiente, snella e che ha un’ottima organizzazione del lavoro. Chi ha una marcia in più? Sicuramente gli enti che hanno avviato al loro interno un processo di dematerializzazione dei documenti e dei processi, una soluzione molto importante che permette di rivoluzionare la gestione degli atti rendendola molto più rapida, comoda e sicura. E a beneficiarne sono sia i cittadini che i dipendenti che lavorano all’interno degli uffici. E’ ciò che ha fatto la Repubblica di San Marino: affidandosi ai tecnici di Pentex, professionisti nel settore della Gestione Elettronica Documentale e distributori italiani autorizzati del software Laserfiche, è riuscita in due anni e mezzo a snellire tutte le pratiche che passavano dall’Ufficio Urbanistica, un settore chiave per un ente pubblico perché si occupa di gestire tutti gli atti inerenti la tutela del territorio.

Un esempio rende le idee più chiare. L’addetto allo sportello riceve da un cittadino un documento per l’ampliamento del giardino di casa. Da questo momento si attiva un flusso di lavoro che prevede diversi passaggi e si chiude con la concessione edilizia. “Gli uffici della Repubblica di San Marino – spiega Giorgio Cassina, direttore tecnico Pentex – avevano l’esigenza di informatizzare il processo di gestione di una pratica. C’era il bisogno di trasformare, per esempio, un faldone di carte e richieste scritte in una serie di documenti digitali, in modo da non doverlo trasportare da un ufficio all’altro”. Pentex, specializzata in sistemi di archiviazione digitale ECM (Enterprise Content Management), ha adattato le professionalità dei suoi tecnici alle richieste del cliente, portando a termine un progetto complesso, fatto di analisi, approfondimento delle normative, studio dei metodi di lavoro dei dipendenti pubblici. Tante le figure professionali coinvolte, ma un solo risultato ottenuto: quello dello snellimento e della dematerializzazione dei processi, che ha portato tanti miglioramenti al lavoro del cliente.

Un esempio di ricadute della Gestione Elettronica Documentale? La flessibilità del sistema, che è in grado di recepire le variazioni della normativa senza interventi aggiuntivi; in questo modo l’amministrazione pubblica ha potuto ridurre sia i costi di gestione delle pratiche, che i costi di aggiornamento del sistema. “Inoltre sono stati messi in piedi degli automatismi di controllo che prima non sarebbero potuti esistere – spiega ancora Giorgio Cassina -, come un avviso di scadenza di determinate fasi di lavorazione. Mettiamo caso che un ufficio abbia un mese di tempo per consegnare un lavoro; il sistema può essere impostato per avvisare l’istruttore dieci giorni prima della scadenza. Altro vantaggio, la certificazione del lavoro svolto, perché tutti i vari passaggi sono sistematicamente tracciati. Utilizzando i sistemi ECM (Enterprise Content Management), c’è un ritorno sia per i dipendenti che per i cittadini: il deposito allo sportello di una pratica potrà essere più veloce, perché quella persona potrà arrivare con la chiavetta USB e consegnare rapidamente tutti i suoi documenti».

Riduzione dello spazio, immediata disponibilità dei documenti e lo sblocco del fatturato in sospeso per mancata documentazione. Sono alcuni dei vantaggi ottenuti da Pibiviesse, azienda leader nella costruzione di valvole per il trasporto di gas e prodotti petrolchimici, dopo aver praticato la dematerializzazione dei processi. Senza contare la riduzione della carta e la possibilità di poter accedere istantaneamente ad un grande archivio digitale totalmente indicizzato, per essere sempre pronti con tutti i documenti nel momento del bisogno.

Dal 1981, anno di sua fondazione, ad oggi, Pibiviesse è diventata azienda leader nella progettazione, costruzione e commercializzazione di valvole destinate a numerosi settori, tra cui quello del trasporto di olio, gas e prodotti petrolchimici, e dell’industria dell’energia. Tante applicazioni vuol dire una quantità quasi inimmaginabile di carta prodotta e di passaggi da tenere sott’occhio. E’ per questo che nel 2012 Pibiviesse si è rivolta a Pentex, azienda specializzata nella dematerializzazione dei processi e della Gestione Elettronica Documentale, per trovare una soluzione nella gestione dell’immensa mole di documenti con cui gli uffici hanno a che fare ogni giorno. Una scelta sulla scorta della positiva esperienza avuta dalla corporation americana di cui fa parte, la Circor Energy, con Laserfiche, un sistema per dematerializzare i processi ed archiviare documenti, fogli di calcolo, applicazioni audio e video in modo completo ed intuitivo di cui Pentex è distributore autorizzato.

Quali erano i problemi da risolvere e quali benefici ha portato l’affidarsi a sistemi ECM (Enterprise Content Management)? A raccontarlo è Ivan Fantin, responsabile Qualità e Ricerca di Circor Pibiviesse. “Avevamo problemi di puntualità per l’allestimento dei nostri progetti. Uno dei nodi da sciogliere, per esempio, era la mancata disponibilità immediata dei documenti: avere più di quattrocento normative da rispettare vuol dire produrre tanta carta. E tanta carta vuol dire tanto peso da trasportare e una quantità enorme di fogli tra cui spulciare se per caso dovesse mancare un documento. Il rischio è di non essere pronti nel momento in cui devi presentare una fattura al cliente». Anche perché Pibiviesse è un’azienda che lavora a progetti particolari e unici, costruiti su misura per il cliente, in quanto ognuno ha un’esigenza diversa e automatizzare i processi risulta pressoché impossibile; grazie alla dematerializzazione dei processi tramite sistemi ECM (Enterprise Content Management), l’azienda ha ottenuto notevoli benefici, tra cui lo sblocco del fatturato in sospeso per mancata documentazione di prodotto fino a liberarne il 90% nei primi otto mesi. “Altro vantaggio evidente della Gestione Elettronica Documentale – spiega Fantin – è la riduzione dello spazio e dei costi per la stampa del diverso materiale. Abbiamo trasformato i processi documentali in processi elettronici, monitorabili con più facilità e con un gran risparmio di costi e di tempo; senza dimenticare che i documenti in formato digitale sono opportunamente catalogati ed è possibile identificare per tempo quelli che mancano. Con i processi di dematerializzazione la puntualità per la realizzazione dei nostri progetti è cresciuta sensibilmente”. Questo vuole dire essere passati in pochi anni da un trenta-quaranta per cento ad un cento per cento di puntualità. Grazie a Laserfiche sono stati accelerati tanti processi: ad esempio quando uno strumento si avvicina alla data di revisione, i tecnici vengono avvisati automaticamente dal sistema in modo che possa essere ricalibrato ed operare quindi in tutta sicurezza. Con attrezzi tenuti sempre in perfetta efficienza.

Acquisire e archiviare in formato digitale documenti cartacei può semplificare molti processi interni di un’azienda. Può portare tanti benefici in termini di risparmio economico, dello spazio a disposizione e del tempo. Senza contare la sicurezza, un fattore al giorno d’oggi fondamentale. Vediamo quali sono i vantaggi di affidarsi ad una realtà specializzata nella Gestione Elettronica Documentale.

Vedere la storia di una commessa, dai minimi particolari fino alle modifiche fatte in corso d’opera. Difficile per un’azienda che deve gestire diversi ordini, ancora di più se i documenti da analizzare sono pile e pile di carta tra cui sfogliare. Come rendere la vita più semplice e ottenere ciò che cerchiamo in pochi attimi? La Gestione Elettronica Documentale fa proprio al caso nostro. I sistemi EDM (Electronic Document Management) sono strumenti che consentono l’acquisizione e l’archiviazione digitale di documenti cartacei e di una varietà di altri file elettronici: ordini, fatture, bolle di consegna e contratti alla portata di mano, anzi di mouse, e raggiungibili con un semplice clic grazie a software in grado di dematerializzare i processi interni all’azienda. Pentex, consolidata realtà imprenditoriale specializzata in diversi servizi tra cui la gestione elettronica documentale, si serve di Laserfiche (di cui è distributore autorizzato) per sviluppare soluzioni e servizi per i clienti. Laserfiche è il sistema ideale per dematerializzare i processi ed archiviare documenti, fogli di calcolo, applicazioni audio e video in modo completo ed intuitivo.

Ma quali sono i vantaggi che porta la dematerializzazione dei processi?

La sicurezza è un punto fondamentale. Di una busta paga in formato digitale, che contiene dati sensibili, si può condividere con un’altra persona solo ciò che si vuole, nascondendo informazioni riservate come lo stipendio o un indirizzo. Si tratta di un’operazione semplice se fatta con un computer, più complicata se il documento non è in formato elettronico ma è di carta.

Altro vantaggio di non poco conto, il risparmio in termini di tempo e di spazio: con i sistemi ECM (Enterprise Content Management) è possibile accedere ad una quantità enorme di documenti, recuperando ciò che si cerca in pochi attimi. Vogliamo una fattura del 2005? Basterà inserire la giusta chiave di ricerca e grazie agli strumenti di indicizzazione e recupero dei dati la otterremo in un batter d’occhio.

Senza tralasciare i vantaggi economici: grazie alla dematerializzazione dei documenti e dei processi realizzata con i sistemi ECM è possibile eliminare costose procedure di duplicazione dei documenti, il costo di toner, risme e smaltimento dei rifiuti. Come fare a condividere lo stesso documento con due filiali diverse della stessa azienda, una a Padova e l’altra a Caltanissetta? Grazie ai sistemi ECM tutto ciò è possibile in modo semplice e veloce, senza passare attraverso macchinose procedure come la scannerizzazione e l’invio tramite posta elettronica, con tutti i rischi sulla privacy che ne conseguono. Per non parlare poi della condivisione dei documenti su web: anche in questo caso gli ECM accorrono in nostro aiuto semplificando tutti i processi.

L’archiviazione digitale, infine, semplifica la pianificazione continua del lavoro, riduce i tempi organizzativi di recupero in caso di disastro naturale, e taglia i costi di recupero dei documenti da eventuali magazzini esterni. In pratica, i sistemi ECM sono strumenti che possono aumentare la produttività e l’efficienza di un’azienda che vuole essere competitiva sul mercato.

Fatture “volanti”, fogli che si perdono, faldoni che non riescono neanche più a chiudersi. Ecco cosa succede a chi non si affida all’archiviazione digitale dei documenti, una pratica ormai necessaria per essere competitivi sul mercato. Non dematerializzare i processi vuol dire spendere tanti soldi in carta, toner e manutenzione di fotocopiatrici. O perdersi nei meandri dei vecchi archivi, o ancora rischiare di smarrire per sempre documenti importantissimi. E il fatturato immancabilmente ne risente.

Faldoni che strabordano di fogli. Pile di documenti archiviate in polverosi cassetti. E poi bolle che si perdono, fatture ristampate più e più volte, privacy messa a dura prova da occhi indiscreti. Sono solo alcuni degli svantaggi di chi non pratica la Gestione Elettronica Documentale, un processo che, attraverso particolari software, consente l’acquisizione e l’archiviazione digitale di documenti cartacei e di una varietà di altri file elettronici.

Ordini, fatture, contratti digitalizzati e recuperabili in pochissimo tempo grazie alla dematerializzazione dei processi interni all’azienda: è questo che fa Pentex, azienda che servendosi di Laserfiche (di cui è distributore autorizzato) sviluppa soluzioni e servizi per i clienti. Laserfiche è il sistema ideale per dematerializzare i processi ed archiviare documenti, fogli di calcolo, applicazioni audio e video in modo completo ed intuitivo.

Non affidarsi a sistemi di archiviazione come i sistemi ECM (Enterprise Content Management) vuol dire rischiare di perdere tempo ma soprattutto denaro. Secondo recenti dati di Infocamere, società consortile di informatica delle Camere di Commercio Italiane, nella gestione documentale tradizionale (quindi su carta) l’85% dei documenti in azienda non viene mai riutilizzato; il 50% dei documenti viene copiato fino a sei volte, il 7% viene smarrito, mentre circa 115 miliardi sono le pagine che vengono stampate ogni anno in Italia di cui 19,5 miliardi inutilizzate, per un costo di 287 milioni di euro all’anno. Diciotto euro è il costo per ogni documento cartaceo che viene riprodotto (mediamente dalle 9 alle 11 volte); uno su venti viene perduto, il 3% è archiviato erroneamente e il costo per recuperarlo è stimato in ben 120 euro.

A questi dati si vanno ad aggiungere i costi di smaltimento di toner, l’acquisto delle risme di carta, la manutenzione o la sostituzione di scanner e fotocopiatrici (con la perdita di tempo che ne consegue) e l’individuazione di nuovi spazi per archiviare i faldoni. Costi che incidono notevolmente sui bilanci di fine anno di un’azienda. Non vuoi affidarti alla dematerializzazione dei processi? Rischi anche sul versante della privacy. Dati sensibili importanti, come fatture e lo storico delle commesse, possono essere visti da chiunque, senza contare che potrebbero essere irrimediabilmente persi in occasione di disastri naturali. I sistemi ECM aiutano inoltre nella ricerca di documenti, anche piuttosto datati: un’odissea trovare una bolla risalente al 2001 tra centinaia di fogli di carta catalogati spesso in modo approssimativo. Molto più semplice, invece, se quella bolla, insieme con tutti gli altri documenti che passano in azienda, vengono archiviati digitalmente con i sistemi ECM. Condividere una fattura stampata su carta tra due diverse filiali di una stessa ditta vuol dire cercare il documento, scannerizzarlo, mettersi d’accordo via telefono e mandare tutto via posta elettronica; mentre con la dematerializzazione dei processi tutti questi passaggi avvengono istantaneamente e nella massima sicurezza, garantendo un grande risparmio sia dal punto di vista logistico che economico. Per questo è importante affidarsi a ditte specializzate in questo campo, capaci di rendere il lavoro delle persone più semplice, rapido ed intuitivo.

Analizziamo alcuni dati:

1. Secondo Greenpeace sono 200 i chili di carta a testa che consumiamo ogni anno. Questo comporta un consumo di 300 milioni di tonnellate ogni anno pari ad un terzo di tutti gli alberi abbattuti sulla superficie del Pianeta.
2. Per produrre una tonnellata di carta, occorrono:
• 15 alberi
• 440.000 litri di acqua
• 7.600 kWh di energia.
3. Secondo la commissione UE si salverebbero 800.000 alberi ogni anno per ogni punto percentuale di pratiche migrate dalla carta al digitale.
4. Secondo l’osservatorio sulla fatturazione elettronica del Politecnico di Milano si risparmierebbero 60 miliardi di euro all’anno digitalizzando l’intero processo delle fatturazioni.

A proposito di questi dati è uscito un interessante articolo sul Corriere della Sera del 6 giugno 2012.

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