Snellire i processi e fornire al cittadino servizi super efficienti: una “mission impossible” per le Pubbliche Amministrazioni? Non per tutte. Non per chi ha voluto affidarsi alla Gestione Elettronica Documentale per il disbrigo di lunghe e complesse pratiche. Come la Repubblica di San Marino, che tramite la dematerializzazione dei documenti ha mutato il lavoro dei dipendenti rendendolo molto più intuitivo e rapido, realizzando in contemporanea un sistema molto più flessibile nel recepire le variazioni delle normative.

Tra gli svariati compiti di un ente pubblico c’è quello, molto importante, di fornire e garantire una serie di prestazioni al cittadino. Servizi Demografici, Servizio Entrate, assistenza per le politiche sociali e pratiche edilizie, per citarne solo alcune. Portare rapidamente a termine una pratica è sinonimo di una Pubblica amministrazione efficiente, snella e che ha un’ottima organizzazione del lavoro. Chi ha una marcia in più? Sicuramente gli enti che hanno avviato al loro interno un processo di dematerializzazione dei documenti e dei processi, una soluzione molto importante che permette di rivoluzionare la gestione degli atti rendendola molto più rapida, comoda e sicura. E a beneficiarne sono sia i cittadini che i dipendenti che lavorano all’interno degli uffici. E’ ciò che ha fatto la Repubblica di San Marino: affidandosi ai tecnici di Pentex, professionisti nel settore della Gestione Elettronica Documentale e distributori italiani autorizzati del software Laserfiche, è riuscita in due anni e mezzo a snellire tutte le pratiche che passavano dall’Ufficio Urbanistica, un settore chiave per un ente pubblico perché si occupa di gestire tutti gli atti inerenti la tutela del territorio.

Un esempio rende le idee più chiare. L’addetto allo sportello riceve da un cittadino un documento per l’ampliamento del giardino di casa. Da questo momento si attiva un flusso di lavoro che prevede diversi passaggi e si chiude con la concessione edilizia. “Gli uffici della Repubblica di San Marino – spiega Giorgio Cassina, direttore tecnico Pentex – avevano l’esigenza di informatizzare il processo di gestione di una pratica. C’era il bisogno di trasformare, per esempio, un faldone di carte e richieste scritte in una serie di documenti digitali, in modo da non doverlo trasportare da un ufficio all’altro”. Pentex, specializzata in sistemi di archiviazione digitale ECM (Enterprise Content Management), ha adattato le professionalità dei suoi tecnici alle richieste del cliente, portando a termine un progetto complesso, fatto di analisi, approfondimento delle normative, studio dei metodi di lavoro dei dipendenti pubblici. Tante le figure professionali coinvolte, ma un solo risultato ottenuto: quello dello snellimento e della dematerializzazione dei processi, che ha portato tanti miglioramenti al lavoro del cliente.

Un esempio di ricadute della Gestione Elettronica Documentale? La flessibilità del sistema, che è in grado di recepire le variazioni della normativa senza interventi aggiuntivi; in questo modo l’amministrazione pubblica ha potuto ridurre sia i costi di gestione delle pratiche, che i costi di aggiornamento del sistema. “Inoltre sono stati messi in piedi degli automatismi di controllo che prima non sarebbero potuti esistere – spiega ancora Giorgio Cassina -, come un avviso di scadenza di determinate fasi di lavorazione. Mettiamo caso che un ufficio abbia un mese di tempo per consegnare un lavoro; il sistema può essere impostato per avvisare l’istruttore dieci giorni prima della scadenza. Altro vantaggio, la certificazione del lavoro svolto, perché tutti i vari passaggi sono sistematicamente tracciati. Utilizzando i sistemi ECM (Enterprise Content Management), c’è un ritorno sia per i dipendenti che per i cittadini: il deposito allo sportello di una pratica potrà essere più veloce, perché quella persona potrà arrivare con la chiavetta USB e consegnare rapidamente tutti i suoi documenti».