Ottantamila tavole risalenti agli anni Cinquanta, un vero “tesoretto” acquisito, scannerizzato e digitalizzato per essere trasmesso dall’altro capo del mondo. E’ la storia di Lovol Arbos Group, colosso cinese nella produzione di trattori e mietitrebbie, che si è affidato a Pentex per copiare digitalmente vecchi disegni di mezzo secolo fa in vista della realizzazione di nuovi macchinari, riuscendo a capitalizzare le informazioni recuperate.

Far tesoro del passato per costruire il futuro. E’ il motto che ha accompagnato il lavoro commissionato a Pentex da Lovol Arbos Group, colosso cinese che realizza macchinari per l’agricoltura (trattori, mietitrebbie e attrezzature), per movimento terra, motori diesel e veicoli leggeri. La società internazionale, tramite gli uffici di Bologna, s’è rivolta agli specialisti della Gestione Elettronica Documentale tra il gennaio e il febbraio del 2015 per un delicato compito: acquisire il patrimonio conoscitivo di un’azienda che ha chiuso i battenti a metà degli anni Novanta, anch’essa specializzata nella produzione di mezzi agricoli e movimento terra, per realizzare nuove mietitrebbie.

Cos’ha fatto Pentex, realtà consolidata nel campo della dematerializzazione dei processi tramite sistemi ECM (Enterprise Content Management)? “Il colosso cinese – racconta Giorgio Cassina, direttore tecnico di Pentex – ci ha chiesto di acquisire elettronicamente un immenso archivio composto da ottantamila tavole, l’eredità lasciata dalla vecchia azienda che aveva cessato la propria attività più di venti anni fa. Il nostro lavoro è stato quello di dematerializzare questo grande archivio composto da migliaia e migliaia di disegni, trasformandoli in immagini indicizzate”. Questa imponente operazione di trasformazione da carta a byte, portata a termine nella sede di Bologna del colosso asiatico Lovol Arbos Group, ha permesso di rendere disponibile l’immenso patrimonio appena acquisito in contemporanea tra l’ufficio progettazione italiano e quello cinese; a distanza di moltissimi chilometri gli ingegneri orientali e italiani avevano entrambi accesso allo stesso archivio documentale per la progettazione dei nuovi macchinari. “Una cosa impossibile, se le tavole fossero rimaste su carta – continua il dt di Pentex, Cassina – non è stato un lavoro facile, perché si trattava di schizzi risalenti agli anni Cinquanta, difficili da trattare e da farne una copia digitale, anche perché erano tavole di oltre un metro quadro di superficie”. Un’opera corale per l’azienda specializzata nella dematerializzazione dei processi, perché per oltre quattro settimane ha dovuto movimentare fino a Bologna tutta la parte informativa e la parte operativa di Pentex, con tutti gli strumenti necessari all’operazione, compresi i grandi scanner. Rispettando in maniera precisa, c’è da sottolinearlo, i tempi di consegna che i tecnici si erano prefissati. Lovol Arbos Group, tramite i processi di Gestione Elettronica Documentale e alle conoscenze messe a disposizione dal distributore autorizzato Laserfiche, è riuscita a capitalizzare l’archivio storico di progettazione recuperato, rendendo disponibile in tempo reale questo immenso patrimonio di conoscenze tra le diversi sedi sparse nel mondo. “Era un passaggio fondamentale, perché era un’operazione propedeutica a tutte le fasi successive di lavoro per la realizzazione dei nuovi macchinari”, conclude Giorgio Cassina.

Snellire i processi e fornire al cittadino servizi super efficienti: una “mission impossible” per le Pubbliche Amministrazioni? Non per tutte. Non per chi ha voluto affidarsi alla Gestione Elettronica Documentale per il disbrigo di lunghe e complesse pratiche. Come la Repubblica di San Marino, che tramite la dematerializzazione dei documenti ha mutato il lavoro dei dipendenti rendendolo molto più intuitivo e rapido, realizzando in contemporanea un sistema molto più flessibile nel recepire le variazioni delle normative.

Tra gli svariati compiti di un ente pubblico c’è quello, molto importante, di fornire e garantire una serie di prestazioni al cittadino. Servizi Demografici, Servizio Entrate, assistenza per le politiche sociali e pratiche edilizie, per citarne solo alcune. Portare rapidamente a termine una pratica è sinonimo di una Pubblica amministrazione efficiente, snella e che ha un’ottima organizzazione del lavoro. Chi ha una marcia in più? Sicuramente gli enti che hanno avviato al loro interno un processo di dematerializzazione dei documenti e dei processi, una soluzione molto importante che permette di rivoluzionare la gestione degli atti rendendola molto più rapida, comoda e sicura. E a beneficiarne sono sia i cittadini che i dipendenti che lavorano all’interno degli uffici. E’ ciò che ha fatto la Repubblica di San Marino: affidandosi ai tecnici di Pentex, professionisti nel settore della Gestione Elettronica Documentale e distributori italiani autorizzati del software Laserfiche, è riuscita in due anni e mezzo a snellire tutte le pratiche che passavano dall’Ufficio Urbanistica, un settore chiave per un ente pubblico perché si occupa di gestire tutti gli atti inerenti la tutela del territorio.

Un esempio rende le idee più chiare. L’addetto allo sportello riceve da un cittadino un documento per l’ampliamento del giardino di casa. Da questo momento si attiva un flusso di lavoro che prevede diversi passaggi e si chiude con la concessione edilizia. “Gli uffici della Repubblica di San Marino – spiega Giorgio Cassina, direttore tecnico Pentex – avevano l’esigenza di informatizzare il processo di gestione di una pratica. C’era il bisogno di trasformare, per esempio, un faldone di carte e richieste scritte in una serie di documenti digitali, in modo da non doverlo trasportare da un ufficio all’altro”. Pentex, specializzata in sistemi di archiviazione digitale ECM (Enterprise Content Management), ha adattato le professionalità dei suoi tecnici alle richieste del cliente, portando a termine un progetto complesso, fatto di analisi, approfondimento delle normative, studio dei metodi di lavoro dei dipendenti pubblici. Tante le figure professionali coinvolte, ma un solo risultato ottenuto: quello dello snellimento e della dematerializzazione dei processi, che ha portato tanti miglioramenti al lavoro del cliente.

Un esempio di ricadute della Gestione Elettronica Documentale? La flessibilità del sistema, che è in grado di recepire le variazioni della normativa senza interventi aggiuntivi; in questo modo l’amministrazione pubblica ha potuto ridurre sia i costi di gestione delle pratiche, che i costi di aggiornamento del sistema. “Inoltre sono stati messi in piedi degli automatismi di controllo che prima non sarebbero potuti esistere – spiega ancora Giorgio Cassina -, come un avviso di scadenza di determinate fasi di lavorazione. Mettiamo caso che un ufficio abbia un mese di tempo per consegnare un lavoro; il sistema può essere impostato per avvisare l’istruttore dieci giorni prima della scadenza. Altro vantaggio, la certificazione del lavoro svolto, perché tutti i vari passaggi sono sistematicamente tracciati. Utilizzando i sistemi ECM (Enterprise Content Management), c’è un ritorno sia per i dipendenti che per i cittadini: il deposito allo sportello di una pratica potrà essere più veloce, perché quella persona potrà arrivare con la chiavetta USB e consegnare rapidamente tutti i suoi documenti».

Riduzione dello spazio, immediata disponibilità dei documenti e lo sblocco del fatturato in sospeso per mancata documentazione. Sono alcuni dei vantaggi ottenuti da Pibiviesse, azienda leader nella costruzione di valvole per il trasporto di gas e prodotti petrolchimici, dopo aver praticato la dematerializzazione dei processi. Senza contare la riduzione della carta e la possibilità di poter accedere istantaneamente ad un grande archivio digitale totalmente indicizzato, per essere sempre pronti con tutti i documenti nel momento del bisogno.

Dal 1981, anno di sua fondazione, ad oggi, Pibiviesse è diventata azienda leader nella progettazione, costruzione e commercializzazione di valvole destinate a numerosi settori, tra cui quello del trasporto di olio, gas e prodotti petrolchimici, e dell’industria dell’energia. Tante applicazioni vuol dire una quantità quasi inimmaginabile di carta prodotta e di passaggi da tenere sott’occhio. E’ per questo che nel 2012 Pibiviesse si è rivolta a Pentex, azienda specializzata nella dematerializzazione dei processi e della Gestione Elettronica Documentale, per trovare una soluzione nella gestione dell’immensa mole di documenti con cui gli uffici hanno a che fare ogni giorno. Una scelta sulla scorta della positiva esperienza avuta dalla corporation americana di cui fa parte, la Circor Energy, con Laserfiche, un sistema per dematerializzare i processi ed archiviare documenti, fogli di calcolo, applicazioni audio e video in modo completo ed intuitivo di cui Pentex è distributore autorizzato.

Quali erano i problemi da risolvere e quali benefici ha portato l’affidarsi a sistemi ECM (Enterprise Content Management)? A raccontarlo è Ivan Fantin, responsabile Qualità e Ricerca di Circor Pibiviesse. “Avevamo problemi di puntualità per l’allestimento dei nostri progetti. Uno dei nodi da sciogliere, per esempio, era la mancata disponibilità immediata dei documenti: avere più di quattrocento normative da rispettare vuol dire produrre tanta carta. E tanta carta vuol dire tanto peso da trasportare e una quantità enorme di fogli tra cui spulciare se per caso dovesse mancare un documento. Il rischio è di non essere pronti nel momento in cui devi presentare una fattura al cliente». Anche perché Pibiviesse è un’azienda che lavora a progetti particolari e unici, costruiti su misura per il cliente, in quanto ognuno ha un’esigenza diversa e automatizzare i processi risulta pressoché impossibile; grazie alla dematerializzazione dei processi tramite sistemi ECM (Enterprise Content Management), l’azienda ha ottenuto notevoli benefici, tra cui lo sblocco del fatturato in sospeso per mancata documentazione di prodotto fino a liberarne il 90% nei primi otto mesi. “Altro vantaggio evidente della Gestione Elettronica Documentale – spiega Fantin – è la riduzione dello spazio e dei costi per la stampa del diverso materiale. Abbiamo trasformato i processi documentali in processi elettronici, monitorabili con più facilità e con un gran risparmio di costi e di tempo; senza dimenticare che i documenti in formato digitale sono opportunamente catalogati ed è possibile identificare per tempo quelli che mancano. Con i processi di dematerializzazione la puntualità per la realizzazione dei nostri progetti è cresciuta sensibilmente”. Questo vuole dire essere passati in pochi anni da un trenta-quaranta per cento ad un cento per cento di puntualità. Grazie a Laserfiche sono stati accelerati tanti processi: ad esempio quando uno strumento si avvicina alla data di revisione, i tecnici vengono avvisati automaticamente dal sistema in modo che possa essere ricalibrato ed operare quindi in tutta sicurezza. Con attrezzi tenuti sempre in perfetta efficienza.

Acquisire e archiviare in formato digitale documenti cartacei può semplificare molti processi interni di un’azienda. Può portare tanti benefici in termini di risparmio economico, dello spazio a disposizione e del tempo. Senza contare la sicurezza, un fattore al giorno d’oggi fondamentale. Vediamo quali sono i vantaggi di affidarsi ad una realtà specializzata nella Gestione Elettronica Documentale.

Vedere la storia di una commessa, dai minimi particolari fino alle modifiche fatte in corso d’opera. Difficile per un’azienda che deve gestire diversi ordini, ancora di più se i documenti da analizzare sono pile e pile di carta tra cui sfogliare. Come rendere la vita più semplice e ottenere ciò che cerchiamo in pochi attimi? La Gestione Elettronica Documentale fa proprio al caso nostro. I sistemi EDM (Electronic Document Management) sono strumenti che consentono l’acquisizione e l’archiviazione digitale di documenti cartacei e di una varietà di altri file elettronici: ordini, fatture, bolle di consegna e contratti alla portata di mano, anzi di mouse, e raggiungibili con un semplice clic grazie a software in grado di dematerializzare i processi interni all’azienda. Pentex, consolidata realtà imprenditoriale specializzata in diversi servizi tra cui la gestione elettronica documentale, si serve di Laserfiche (di cui è distributore autorizzato) per sviluppare soluzioni e servizi per i clienti. Laserfiche è il sistema ideale per dematerializzare i processi ed archiviare documenti, fogli di calcolo, applicazioni audio e video in modo completo ed intuitivo.

Ma quali sono i vantaggi che porta la dematerializzazione dei processi?

La sicurezza è un punto fondamentale. Di una busta paga in formato digitale, che contiene dati sensibili, si può condividere con un’altra persona solo ciò che si vuole, nascondendo informazioni riservate come lo stipendio o un indirizzo. Si tratta di un’operazione semplice se fatta con un computer, più complicata se il documento non è in formato elettronico ma è di carta.

Altro vantaggio di non poco conto, il risparmio in termini di tempo e di spazio: con i sistemi ECM (Enterprise Content Management) è possibile accedere ad una quantità enorme di documenti, recuperando ciò che si cerca in pochi attimi. Vogliamo una fattura del 2005? Basterà inserire la giusta chiave di ricerca e grazie agli strumenti di indicizzazione e recupero dei dati la otterremo in un batter d’occhio.

Senza tralasciare i vantaggi economici: grazie alla dematerializzazione dei documenti e dei processi realizzata con i sistemi ECM è possibile eliminare costose procedure di duplicazione dei documenti, il costo di toner, risme e smaltimento dei rifiuti. Come fare a condividere lo stesso documento con due filiali diverse della stessa azienda, una a Padova e l’altra a Caltanissetta? Grazie ai sistemi ECM tutto ciò è possibile in modo semplice e veloce, senza passare attraverso macchinose procedure come la scannerizzazione e l’invio tramite posta elettronica, con tutti i rischi sulla privacy che ne conseguono. Per non parlare poi della condivisione dei documenti su web: anche in questo caso gli ECM accorrono in nostro aiuto semplificando tutti i processi.

L’archiviazione digitale, infine, semplifica la pianificazione continua del lavoro, riduce i tempi organizzativi di recupero in caso di disastro naturale, e taglia i costi di recupero dei documenti da eventuali magazzini esterni. In pratica, i sistemi ECM sono strumenti che possono aumentare la produttività e l’efficienza di un’azienda che vuole essere competitiva sul mercato.

Fatture “volanti”, fogli che si perdono, faldoni che non riescono neanche più a chiudersi. Ecco cosa succede a chi non si affida all’archiviazione digitale dei documenti, una pratica ormai necessaria per essere competitivi sul mercato. Non dematerializzare i processi vuol dire spendere tanti soldi in carta, toner e manutenzione di fotocopiatrici. O perdersi nei meandri dei vecchi archivi, o ancora rischiare di smarrire per sempre documenti importantissimi. E il fatturato immancabilmente ne risente.

Faldoni che strabordano di fogli. Pile di documenti archiviate in polverosi cassetti. E poi bolle che si perdono, fatture ristampate più e più volte, privacy messa a dura prova da occhi indiscreti. Sono solo alcuni degli svantaggi di chi non pratica la Gestione Elettronica Documentale, un processo che, attraverso particolari software, consente l’acquisizione e l’archiviazione digitale di documenti cartacei e di una varietà di altri file elettronici.

Ordini, fatture, contratti digitalizzati e recuperabili in pochissimo tempo grazie alla dematerializzazione dei processi interni all’azienda: è questo che fa Pentex, azienda che servendosi di Laserfiche (di cui è distributore autorizzato) sviluppa soluzioni e servizi per i clienti. Laserfiche è il sistema ideale per dematerializzare i processi ed archiviare documenti, fogli di calcolo, applicazioni audio e video in modo completo ed intuitivo.

Non affidarsi a sistemi di archiviazione come i sistemi ECM (Enterprise Content Management) vuol dire rischiare di perdere tempo ma soprattutto denaro. Secondo recenti dati di Infocamere, società consortile di informatica delle Camere di Commercio Italiane, nella gestione documentale tradizionale (quindi su carta) l’85% dei documenti in azienda non viene mai riutilizzato; il 50% dei documenti viene copiato fino a sei volte, il 7% viene smarrito, mentre circa 115 miliardi sono le pagine che vengono stampate ogni anno in Italia di cui 19,5 miliardi inutilizzate, per un costo di 287 milioni di euro all’anno. Diciotto euro è il costo per ogni documento cartaceo che viene riprodotto (mediamente dalle 9 alle 11 volte); uno su venti viene perduto, il 3% è archiviato erroneamente e il costo per recuperarlo è stimato in ben 120 euro.

A questi dati si vanno ad aggiungere i costi di smaltimento di toner, l’acquisto delle risme di carta, la manutenzione o la sostituzione di scanner e fotocopiatrici (con la perdita di tempo che ne consegue) e l’individuazione di nuovi spazi per archiviare i faldoni. Costi che incidono notevolmente sui bilanci di fine anno di un’azienda. Non vuoi affidarti alla dematerializzazione dei processi? Rischi anche sul versante della privacy. Dati sensibili importanti, come fatture e lo storico delle commesse, possono essere visti da chiunque, senza contare che potrebbero essere irrimediabilmente persi in occasione di disastri naturali. I sistemi ECM aiutano inoltre nella ricerca di documenti, anche piuttosto datati: un’odissea trovare una bolla risalente al 2001 tra centinaia di fogli di carta catalogati spesso in modo approssimativo. Molto più semplice, invece, se quella bolla, insieme con tutti gli altri documenti che passano in azienda, vengono archiviati digitalmente con i sistemi ECM. Condividere una fattura stampata su carta tra due diverse filiali di una stessa ditta vuol dire cercare il documento, scannerizzarlo, mettersi d’accordo via telefono e mandare tutto via posta elettronica; mentre con la dematerializzazione dei processi tutti questi passaggi avvengono istantaneamente e nella massima sicurezza, garantendo un grande risparmio sia dal punto di vista logistico che economico. Per questo è importante affidarsi a ditte specializzate in questo campo, capaci di rendere il lavoro delle persone più semplice, rapido ed intuitivo.

L’interoperabilità continua e tempestiva tra le varie sedi è un fattore determinante per le forze di Polizia e gli enti preposti atti a garantire la sicurezza e l’ordine pubblico.
Alte prestazioni lavorative che richiedono una sicura ed efficace gestione delle informazioni sotto forma di carta, documenti elettronici, e-mail e file digitali: il tutto con budget a disposizione sempre più limitati a causa della critica situazione economica degli ultimi anni.

Da anni ormai lo staff di Pentex riesce a garantire ai suoi clienti la presenza ai recapiti aziendali negli orari di ufficio (8.30 – 12.30/14.00-17.00).

Buone vacanze a tutti e buon meritato riposo!

ph. credits: www.visibilmente.com

In questo modo diventano documenti digitali e possono essere indicizzati utilizzando i metadati, le informazioni sul documento. Esiste però una forma di acquisizione che può supportare l’utilizzo della ricerca Full Text anche sui documenti testuali acquisiti per scansione: si chiama OCR (Optical Character Recognition). E’ un sistema in grado di riconoscere il testo dall’immagine del documento, interpretarlo e trasformarlo in testo digitale modificabile con un normale editor (word, notepad o altri). Cliccando questo link è possibile approfondire la storia e le varie peculiarità di questa utile tecnologia.

Tra gli sviluppi e le applicazioni più interessanti possiamo segnalarvi quella di Laserfiche con il modulo Quick Fields permette la cattura automatica delle informazioni critiche sia dai documenti di carta che elettronici e li organizza per un veloce ricupero. Migliora, inoltre, la qualità delle immagini scannerizzate con funzionalità quali rotazione, rimozione linee, ritaglio immagine, aggiustamento immagine, ecc… Lo strumento Zone OCR è una estensione di Quick Fields riconosce il testo in zone prescelte nei documenti che si vogliono processare (un esempio è l’estrazione dei codici fiscali da un bollettino ICI) per una rapida cattura e riempimento dei campi di indicizzazione.

Oltre alla nomenclatura del file, già utile come base per avere degli archivi ordinati, è possibile utilizzare quelli che vengono chiamati Metadati, ovverosia i ‘dati sui dati’. Si tratta di informazioni inerenti il documento salvato: il creatore, la data di creazione, note varie, eventuali categorie, ecc… presenti per i più comuni file del vostro computer, qui di seguito un esempio della scheda metadati di un documento Word:

In base ai metadati è quindi possibile operare delle ricerche utilizzando i criteri presenti sulla scheda. Una delle differenze tra un file system (finestra di ricerca e visualizzazione file del sistema operativo) e un sistema di gestione documentale è la possibilità di integrare ai metadati la ricerca detta Full Text, a  testo intero. Si tratta di un metodo potente e veloce di reperire i documenti testuali. In questo caso è la memoria del computer che aiuta davvero quella dell’uomo.

Un esempio? Avete utilizzato il sistema di archiviazione elettronica per archiviare un documento tre anni fa ma non ricordate nulla dei metadati (titolo, nome del creatore, data di creazione, note, ecc…) però ricordate benissimo che si trattava di un file di word che conteneva almeno la parola ‘tubatura’. Questo piccolo ricordo vi basta! Il sistema cercherà in tutti i testi archiviati, all’interno del corpo del documento la parola ‘tubatura’ e vi presenterà i risultati, in modo che possiate trovare quello di interesse.

Comodo vero? se volete approfondire ecco un link che fa per voi…

Ci troviamo quindi di fronte a due scelte: la posizione in cui mettere il nostro file e il nome da affidargli. Spesso, in questo ultimo caso, la realtà supera la fantasia… . Dopo alcune esperienze con nomi, acronimi, codici e denominazioni al limite del criptico, abbiamo pensato di condividere un elenco di consigli su come nominare i file, non esaustivo ma nel quale speriamo possiate trovare qualche utile spunto.

1. Utilizzare nomi brevi e semplici da ricordare;
2. Evitare gli acronimi formati da una o due lettere;
3. Il file potrebbe necessitare di una data. Utilizzando la notazione americana (anno/mese/giorno), l’ordinamento dei file andrà di conseguenza secondo l’anno, il mese e il giorno;
4. Se volete ordinarli numericamente (o per data) i numeri da 1 a 9 è meglio farli precedere da 0, così l’ordine rimarrà invariato anche con numeri da due cifre in su;
5. Meglio evitare gli spazi, piuttosto utilizzate gli underscore (trattino basso): _ ;
6. Utilizzare delle sigle per sintetizzare qualche cosa di inerente al documento stesso (‘rev’ al fondo del nome per dire che è una revisione, iniziali nome e cognome per indicare chi l’ha creato, V o A per documenti di vendita o acquisto, ecc…)

Avete altri suggerimenti? Che piccoli trucchetti utilizzate per ‘salvare’ i vostri file? Se volete condivideteli nei commenti, in questi campi, c’è sempre da imparare…