Archiviazione file: indicizzazione Full Text
17 lug 2013 | Nessun commento | posted by Massimo | in EDM, Uncategorized
In questo post abbiamo provato a fornire alcuni consigli per archiviare i vostri file. Qualche tempo fa invece abbiamo evidenziato come la tecnologia, dal semplice computer al moderno tablet (o smartphone) ci fornisca degli strumenti importanti per aumentare la memoria per registrare i nostri contenuti e poterli conservare in uno spazio pressochè infinito e la velocità nel cercare e trovare ciò che ci interessa.
Oltre alla nomenclatura del file, già utile come base per avere degli archivi ordinati, è possibile utilizzare quelli che vengono chiamati Metadati, ovverosia i ‘dati sui dati’. Si tratta di informazioni inerenti il documento salvato: il creatore, la data di creazione, note varie, eventuali categorie, ecc… presenti per i più comuni file del vostro computer, qui di seguito un esempio della scheda metadati di un documento Word:
In base ai metadati è quindi possibile operare delle ricerche utilizzando i criteri presenti sulla scheda. Una delle differenze tra un file system (finestra di ricerca e visualizzazione file del sistema operativo) e un sistema di gestione documentale è la possibilità di integrare ai metadati la ricerca detta Full Text, a testo intero. Si tratta di un metodo potente e veloce di reperire i documenti testuali. In questo caso è la memoria del computer che aiuta davvero quella dell’uomo.
Un esempio? Avete utilizzato il sistema di archiviazione elettronica per archiviare un documento tre anni fa ma non ricordate nulla dei metadati (titolo, nome del creatore, data di creazione, note, ecc…) però ricordate benissimo che si trattava di un file di word che conteneva almeno la parola ‘tubatura’. Questo piccolo ricordo vi basta! Il sistema cercherà in tutti i testi archiviati, all’interno del corpo del documento la parola ‘tubatura’ e vi presenterà i risultati, in modo che possiate trovare quello di interesse.
Comodo vero? 
se volete approfondire ecco un link che fa per voi…
