Sin dal 2001, anno di sua fondazione, la Aredici srl si è confrontata con il mercato della componentistica elettronica, proponendo ai propri clienti un accurato servizio di selezione delle migliori condizioni di prodotto e prezzo a seconda delle esigenze espresse. Questa attività richiede prontezza nella gestione delle richieste di quotazione, siano esse telefoniche, via email o cartacee; richiede anche costante disponibilità di informazioni sulle opportunità di mercato e conoscenza della qualità dei diversi fornitori.

Ma a valle della identificazione della migliore proposta al cliente, e quindi dell’acquisizione dell’ordine, deve anche esserci la capacità di gestire correttamente e con accuratezza l’approvvigionamento dei prodotti, il carico della merce a magazzino o in transito e la successiva spedizione.

Aredici srl ha compreso fin dall’inizio queste criticità ed ha deciso di rivolgersi a Pentex srl per condurre un’analisi approfondita del flusso commerciale, definire la sintesi dello stesso e procedere all’individuazione degli strumenti ottimali per la sua gestione in forma dematerializzata.

Paolo Morisi, Presidente del CdA di Aredici srl, racconta che “gli obiettivi di progetto erano chiari: incrementare la capacità di gestione delle richieste di quotazione da parte dei commerciali, aumentare la disponibilità di informazioni sulle opportunità di mercato, migliorare l’approvvigionamento dei prodotti e la successiva movimentazione degli stessi.”. L’introduzione in azienda del nuovo sistema “ICNET”, risultato finale del progetto condotto con Pentex srl, spiega Morisi, “ci ha permesso in breve tempo di ottenere miglioramenti oggettivi su tutti i fronti della gestione aziendale. Il numero di risposte dei nostri commerciali a richieste di quotazione è cresciuta fino a oltre il 98%, abbiamo accesso in analisi e ricerca in tempo reale ad un archivio di oltre 65 milioni di articoli, abbiamo azzerato le non conformità per materiale di distribuzione ufficiale mentre le non conformità clienti su forniture provenienti dal mercato libero sono scese sotto il 2% in numero e sotto lo 0,5% in valore economico”.

Affrontare e risolvere le criticità introducendo la completa dematerializzazione del flusso commerciale è stata una sfida importante che Aredici srl ha vinto, anche grazie al supporto di Pentex srl; i risultati sono evidenti ed ulteriore valore aggiunto è stato raggiunto grazie alla scelta del “Cloud” che ha reso disponibile il sistema ovunque ed in qualunque momento attraverso molti diversi dispositivi; “andare a visitare il cliente”, racconta ancora Morisi, “e poter consultare le disponibilità e trovare il prodotto migliore in tempo reale tramite il mio tablet, è sicuramente una dimostrazione di qualità e professionalità del servizio che offriamo alla nostra clientela”.

Oltre alla nomenclatura del file, già utile come base per avere degli archivi ordinati, è possibile utilizzare quelli che vengono chiamati Metadati, ovverosia i ‘dati sui dati’. Si tratta di informazioni inerenti il documento salvato: il creatore, la data di creazione, note varie, eventuali categorie, ecc… presenti per i più comuni file del vostro computer, qui di seguito un esempio della scheda metadati di un documento Word:

In base ai metadati è quindi possibile operare delle ricerche utilizzando i criteri presenti sulla scheda. Una delle differenze tra un file system (finestra di ricerca e visualizzazione file del sistema operativo) e un sistema di gestione documentale è la possibilità di integrare ai metadati la ricerca detta Full Text, a  testo intero. Si tratta di un metodo potente e veloce di reperire i documenti testuali. In questo caso è la memoria del computer che aiuta davvero quella dell’uomo.

Un esempio? Avete utilizzato il sistema di archiviazione elettronica per archiviare un documento tre anni fa ma non ricordate nulla dei metadati (titolo, nome del creatore, data di creazione, note, ecc…) però ricordate benissimo che si trattava di un file di word che conteneva almeno la parola ‘tubatura’. Questo piccolo ricordo vi basta! Il sistema cercherà in tutti i testi archiviati, all’interno del corpo del documento la parola ‘tubatura’ e vi presenterà i risultati, in modo che possiate trovare quello di interesse.

Comodo vero? se volete approfondire ecco un link che fa per voi…

Ci troviamo quindi di fronte a due scelte: la posizione in cui mettere il nostro file e il nome da affidargli. Spesso, in questo ultimo caso, la realtà supera la fantasia… . Dopo alcune esperienze con nomi, acronimi, codici e denominazioni al limite del criptico, abbiamo pensato di condividere un elenco di consigli su come nominare i file, non esaustivo ma nel quale speriamo possiate trovare qualche utile spunto.

1. Utilizzare nomi brevi e semplici da ricordare;
2. Evitare gli acronimi formati da una o due lettere;
3. Il file potrebbe necessitare di una data. Utilizzando la notazione americana (anno/mese/giorno), l’ordinamento dei file andrà di conseguenza secondo l’anno, il mese e il giorno;
4. Se volete ordinarli numericamente (o per data) i numeri da 1 a 9 è meglio farli precedere da 0, così l’ordine rimarrà invariato anche con numeri da due cifre in su;
5. Meglio evitare gli spazi, piuttosto utilizzate gli underscore (trattino basso): _ ;
6. Utilizzare delle sigle per sintetizzare qualche cosa di inerente al documento stesso (‘rev’ al fondo del nome per dire che è una revisione, iniziali nome e cognome per indicare chi l’ha creato, V o A per documenti di vendita o acquisto, ecc…)

Avete altri suggerimenti? Che piccoli trucchetti utilizzate per ‘salvare’ i vostri file? Se volete condivideteli nei commenti, in questi campi, c’è sempre da imparare…

Qui di seguito alcuni suggerimenti per chi volesse iniziare ad avere un ufficio senza carta.

1. Senza carta bisogna essere sicuri di fare un backup dei file.
   Ricordarsi che in informatica bisogna essere sicuri di non perdere i dati, e quindi è importante avere una politica di backup dei dati.
2. Tener in mente che avere un ufficio senza carta non avviene in un giorno
   Certamente in un giorno non si avrà immediatamente l’ufficio senza carta, ma sarà un lavoro che potrà iniziare ad esempio dalle fatture e poi man mano a tutti gli altri documenti. Inizialmente potrà anche creare più lavoro, si pensi solo ai documenti pregressi, è come se si vuole informatizzare un magazzino di vestiti, bisogna introdurre i dati nel sistema.
3. Senza carta spesso significa meno carta
   Bisogna ricordarsi che si potrà eliminare molta carta dai propri processi ma ci sarà sempre qualche documento non digitale dato che, per esempio, ci possono essere clienti che vogliono ancora la fattura di carta, ecc.
4. Ognuno deve credere nel progetto
   E’ necessario che tutti i colleghi dell’ufficio siano coinvolti nel progetto perché il cambiamento dalle proprie abitudini (es. stampare il documento e distribuirlo ai colleghi) può essere difficile.
5. Programmazione dello spazio
   Uno dei vantaggi dell’ufficio senza carta è che ci sarà più spazio dato che non saranno necessari mobili per archiviare le pratiche, quindi si potrà riprogettare gli spazi del proprio ufficio.
6. Capire che “meno carta” è solo l’inizio del risparmio
   L’impatto più immediato dell’ufficio senza carta è la riduzione dei costi di stampa, archiviazione, spedizione, ecc. Con il tempo diventeranno evidenti altri benefici tipo minor tempo di ricerca del documento, ecc.

Utilizzando un prodotto come Laserfiche puoi non solo creare il tuo ufficio senza carta ma accedere a qualsiasi tuo documento dovunque tu sia.
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“Basta carta!”

Per questo ci piacerebbe raccontarvi cosa è per noi un sistema E.D.M. e quali devono essere le sue caratteristiche:

• Ecco cosa intendiamo per Sistema di Gestione Documentale (EDM)
• Ed ecco un link utile sulla dematerializzazione dei dati e la conservazione sostitutiva secondo le ultime leggi e decreti.