Ottantamila tavole risalenti agli anni Cinquanta, un vero “tesoretto” acquisito, scannerizzato e digitalizzato per essere trasmesso dall’altro capo del mondo. E’ la storia di Lovol Arbos Group, colosso cinese nella produzione di trattori e mietitrebbie, che si è affidato a Pentex per copiare digitalmente vecchi disegni di mezzo secolo fa in vista della realizzazione di nuovi macchinari, riuscendo a capitalizzare le informazioni recuperate.

Far tesoro del passato per costruire il futuro. E’ il motto che ha accompagnato il lavoro commissionato a Pentex da Lovol Arbos Group, colosso cinese che realizza macchinari per l’agricoltura (trattori, mietitrebbie e attrezzature), per movimento terra, motori diesel e veicoli leggeri. La società internazionale, tramite gli uffici di Bologna, s’è rivolta agli specialisti della Gestione Elettronica Documentale tra il gennaio e il febbraio del 2015 per un delicato compito: acquisire il patrimonio conoscitivo di un’azienda che ha chiuso i battenti a metà degli anni Novanta, anch’essa specializzata nella produzione di mezzi agricoli e movimento terra, per realizzare nuove mietitrebbie.

Cos’ha fatto Pentex, realtà consolidata nel campo della dematerializzazione dei processi tramite sistemi ECM (Enterprise Content Management)? “Il colosso cinese – racconta Giorgio Cassina, direttore tecnico di Pentex – ci ha chiesto di acquisire elettronicamente un immenso archivio composto da ottantamila tavole, l’eredità lasciata dalla vecchia azienda che aveva cessato la propria attività più di venti anni fa. Il nostro lavoro è stato quello di dematerializzare questo grande archivio composto da migliaia e migliaia di disegni, trasformandoli in immagini indicizzate”. Questa imponente operazione di trasformazione da carta a byte, portata a termine nella sede di Bologna del colosso asiatico Lovol Arbos Group, ha permesso di rendere disponibile l’immenso patrimonio appena acquisito in contemporanea tra l’ufficio progettazione italiano e quello cinese; a distanza di moltissimi chilometri gli ingegneri orientali e italiani avevano entrambi accesso allo stesso archivio documentale per la progettazione dei nuovi macchinari. “Una cosa impossibile, se le tavole fossero rimaste su carta – continua il dt di Pentex, Cassina – non è stato un lavoro facile, perché si trattava di schizzi risalenti agli anni Cinquanta, difficili da trattare e da farne una copia digitale, anche perché erano tavole di oltre un metro quadro di superficie”. Un’opera corale per l’azienda specializzata nella dematerializzazione dei processi, perché per oltre quattro settimane ha dovuto movimentare fino a Bologna tutta la parte informativa e la parte operativa di Pentex, con tutti gli strumenti necessari all’operazione, compresi i grandi scanner. Rispettando in maniera precisa, c’è da sottolinearlo, i tempi di consegna che i tecnici si erano prefissati. Lovol Arbos Group, tramite i processi di Gestione Elettronica Documentale e alle conoscenze messe a disposizione dal distributore autorizzato Laserfiche, è riuscita a capitalizzare l’archivio storico di progettazione recuperato, rendendo disponibile in tempo reale questo immenso patrimonio di conoscenze tra le diversi sedi sparse nel mondo. “Era un passaggio fondamentale, perché era un’operazione propedeutica a tutte le fasi successive di lavoro per la realizzazione dei nuovi macchinari”, conclude Giorgio Cassina.

Riduzione dello spazio, immediata disponibilità dei documenti e lo sblocco del fatturato in sospeso per mancata documentazione. Sono alcuni dei vantaggi ottenuti da Pibiviesse, azienda leader nella costruzione di valvole per il trasporto di gas e prodotti petrolchimici, dopo aver praticato la dematerializzazione dei processi. Senza contare la riduzione della carta e la possibilità di poter accedere istantaneamente ad un grande archivio digitale totalmente indicizzato, per essere sempre pronti con tutti i documenti nel momento del bisogno.

Dal 1981, anno di sua fondazione, ad oggi, Pibiviesse è diventata azienda leader nella progettazione, costruzione e commercializzazione di valvole destinate a numerosi settori, tra cui quello del trasporto di olio, gas e prodotti petrolchimici, e dell’industria dell’energia. Tante applicazioni vuol dire una quantità quasi inimmaginabile di carta prodotta e di passaggi da tenere sott’occhio. E’ per questo che nel 2012 Pibiviesse si è rivolta a Pentex, azienda specializzata nella dematerializzazione dei processi e della Gestione Elettronica Documentale, per trovare una soluzione nella gestione dell’immensa mole di documenti con cui gli uffici hanno a che fare ogni giorno. Una scelta sulla scorta della positiva esperienza avuta dalla corporation americana di cui fa parte, la Circor Energy, con Laserfiche, un sistema per dematerializzare i processi ed archiviare documenti, fogli di calcolo, applicazioni audio e video in modo completo ed intuitivo di cui Pentex è distributore autorizzato.

Quali erano i problemi da risolvere e quali benefici ha portato l’affidarsi a sistemi ECM (Enterprise Content Management)? A raccontarlo è Ivan Fantin, responsabile Qualità e Ricerca di Circor Pibiviesse. “Avevamo problemi di puntualità per l’allestimento dei nostri progetti. Uno dei nodi da sciogliere, per esempio, era la mancata disponibilità immediata dei documenti: avere più di quattrocento normative da rispettare vuol dire produrre tanta carta. E tanta carta vuol dire tanto peso da trasportare e una quantità enorme di fogli tra cui spulciare se per caso dovesse mancare un documento. Il rischio è di non essere pronti nel momento in cui devi presentare una fattura al cliente». Anche perché Pibiviesse è un’azienda che lavora a progetti particolari e unici, costruiti su misura per il cliente, in quanto ognuno ha un’esigenza diversa e automatizzare i processi risulta pressoché impossibile; grazie alla dematerializzazione dei processi tramite sistemi ECM (Enterprise Content Management), l’azienda ha ottenuto notevoli benefici, tra cui lo sblocco del fatturato in sospeso per mancata documentazione di prodotto fino a liberarne il 90% nei primi otto mesi. “Altro vantaggio evidente della Gestione Elettronica Documentale – spiega Fantin – è la riduzione dello spazio e dei costi per la stampa del diverso materiale. Abbiamo trasformato i processi documentali in processi elettronici, monitorabili con più facilità e con un gran risparmio di costi e di tempo; senza dimenticare che i documenti in formato digitale sono opportunamente catalogati ed è possibile identificare per tempo quelli che mancano. Con i processi di dematerializzazione la puntualità per la realizzazione dei nostri progetti è cresciuta sensibilmente”. Questo vuole dire essere passati in pochi anni da un trenta-quaranta per cento ad un cento per cento di puntualità. Grazie a Laserfiche sono stati accelerati tanti processi: ad esempio quando uno strumento si avvicina alla data di revisione, i tecnici vengono avvisati automaticamente dal sistema in modo che possa essere ricalibrato ed operare quindi in tutta sicurezza. Con attrezzi tenuti sempre in perfetta efficienza.

Acquisire e archiviare in formato digitale documenti cartacei può semplificare molti processi interni di un’azienda. Può portare tanti benefici in termini di risparmio economico, dello spazio a disposizione e del tempo. Senza contare la sicurezza, un fattore al giorno d’oggi fondamentale. Vediamo quali sono i vantaggi di affidarsi ad una realtà specializzata nella Gestione Elettronica Documentale.

Vedere la storia di una commessa, dai minimi particolari fino alle modifiche fatte in corso d’opera. Difficile per un’azienda che deve gestire diversi ordini, ancora di più se i documenti da analizzare sono pile e pile di carta tra cui sfogliare. Come rendere la vita più semplice e ottenere ciò che cerchiamo in pochi attimi? La Gestione Elettronica Documentale fa proprio al caso nostro. I sistemi EDM (Electronic Document Management) sono strumenti che consentono l’acquisizione e l’archiviazione digitale di documenti cartacei e di una varietà di altri file elettronici: ordini, fatture, bolle di consegna e contratti alla portata di mano, anzi di mouse, e raggiungibili con un semplice clic grazie a software in grado di dematerializzare i processi interni all’azienda. Pentex, consolidata realtà imprenditoriale specializzata in diversi servizi tra cui la gestione elettronica documentale, si serve di Laserfiche (di cui è distributore autorizzato) per sviluppare soluzioni e servizi per i clienti. Laserfiche è il sistema ideale per dematerializzare i processi ed archiviare documenti, fogli di calcolo, applicazioni audio e video in modo completo ed intuitivo.

Ma quali sono i vantaggi che porta la dematerializzazione dei processi?

La sicurezza è un punto fondamentale. Di una busta paga in formato digitale, che contiene dati sensibili, si può condividere con un’altra persona solo ciò che si vuole, nascondendo informazioni riservate come lo stipendio o un indirizzo. Si tratta di un’operazione semplice se fatta con un computer, più complicata se il documento non è in formato elettronico ma è di carta.

Altro vantaggio di non poco conto, il risparmio in termini di tempo e di spazio: con i sistemi ECM (Enterprise Content Management) è possibile accedere ad una quantità enorme di documenti, recuperando ciò che si cerca in pochi attimi. Vogliamo una fattura del 2005? Basterà inserire la giusta chiave di ricerca e grazie agli strumenti di indicizzazione e recupero dei dati la otterremo in un batter d’occhio.

Senza tralasciare i vantaggi economici: grazie alla dematerializzazione dei documenti e dei processi realizzata con i sistemi ECM è possibile eliminare costose procedure di duplicazione dei documenti, il costo di toner, risme e smaltimento dei rifiuti. Come fare a condividere lo stesso documento con due filiali diverse della stessa azienda, una a Padova e l’altra a Caltanissetta? Grazie ai sistemi ECM tutto ciò è possibile in modo semplice e veloce, senza passare attraverso macchinose procedure come la scannerizzazione e l’invio tramite posta elettronica, con tutti i rischi sulla privacy che ne conseguono. Per non parlare poi della condivisione dei documenti su web: anche in questo caso gli ECM accorrono in nostro aiuto semplificando tutti i processi.

L’archiviazione digitale, infine, semplifica la pianificazione continua del lavoro, riduce i tempi organizzativi di recupero in caso di disastro naturale, e taglia i costi di recupero dei documenti da eventuali magazzini esterni. In pratica, i sistemi ECM sono strumenti che possono aumentare la produttività e l’efficienza di un’azienda che vuole essere competitiva sul mercato.

In questo modo diventano documenti digitali e possono essere indicizzati utilizzando i metadati, le informazioni sul documento. Esiste però una forma di acquisizione che può supportare l’utilizzo della ricerca Full Text anche sui documenti testuali acquisiti per scansione: si chiama OCR (Optical Character Recognition). E’ un sistema in grado di riconoscere il testo dall’immagine del documento, interpretarlo e trasformarlo in testo digitale modificabile con un normale editor (word, notepad o altri). Cliccando questo link è possibile approfondire la storia e le varie peculiarità di questa utile tecnologia.

Tra gli sviluppi e le applicazioni più interessanti possiamo segnalarvi quella di Laserfiche con il modulo Quick Fields permette la cattura automatica delle informazioni critiche sia dai documenti di carta che elettronici e li organizza per un veloce ricupero. Migliora, inoltre, la qualità delle immagini scannerizzate con funzionalità quali rotazione, rimozione linee, ritaglio immagine, aggiustamento immagine, ecc… Lo strumento Zone OCR è una estensione di Quick Fields riconosce il testo in zone prescelte nei documenti che si vogliono processare (un esempio è l’estrazione dei codici fiscali da un bollettino ICI) per una rapida cattura e riempimento dei campi di indicizzazione.

Ci troviamo quindi di fronte a due scelte: la posizione in cui mettere il nostro file e il nome da affidargli. Spesso, in questo ultimo caso, la realtà supera la fantasia… . Dopo alcune esperienze con nomi, acronimi, codici e denominazioni al limite del criptico, abbiamo pensato di condividere un elenco di consigli su come nominare i file, non esaustivo ma nel quale speriamo possiate trovare qualche utile spunto.

1. Utilizzare nomi brevi e semplici da ricordare;
2. Evitare gli acronimi formati da una o due lettere;
3. Il file potrebbe necessitare di una data. Utilizzando la notazione americana (anno/mese/giorno), l’ordinamento dei file andrà di conseguenza secondo l’anno, il mese e il giorno;
4. Se volete ordinarli numericamente (o per data) i numeri da 1 a 9 è meglio farli precedere da 0, così l’ordine rimarrà invariato anche con numeri da due cifre in su;
5. Meglio evitare gli spazi, piuttosto utilizzate gli underscore (trattino basso): _ ;
6. Utilizzare delle sigle per sintetizzare qualche cosa di inerente al documento stesso (‘rev’ al fondo del nome per dire che è una revisione, iniziali nome e cognome per indicare chi l’ha creato, V o A per documenti di vendita o acquisto, ecc…)

Avete altri suggerimenti? Che piccoli trucchetti utilizzate per ‘salvare’ i vostri file? Se volete condivideteli nei commenti, in questi campi, c’è sempre da imparare…

I consigli per comportamenti sostenibili non bastano mai e devono essere sempre tenuti a mente, quindi ci siamo chiesti se esistessero delle regole per praticare la sostenibilità proprio nell’ambiente di lavoro. Cercando sul web, abbiamo selezionato un post in particolare, brillante e spiritoso: Eco Business 10 regole per un ufficio ecologico!

Ci vogliamo soffermare sul punto 3.
Go Paperless non è solo una questione di affidarsi ad un sistema di gestione elettronica dei documenti, ma soprattutto di non stamparli quando non è necessario. Specie quando si tratta di e-mail… vi facciamo un piccolo, ma utile regalino, aggiungete queste righe alla vostra firma automatica:

Before printing think about environment and costs
Prima di stampare pensa ai costi ambientali

photocredits: bombilladesign

La variabile tempo ha sempre a che fare con i nostri documenti e la loro archiviazione: tempo per inserire i contenuti, tempo per organizzare la loro indicizzazione, tempo per cercarli e tempo per conservarli. Siamo sicuri che ognuno di voi si è chiesto, almeno una volta, per quanto tempo si devono conservare certe tipologie di documenti. Abbiamo trovato questa pratica tabella, che condividiamo:

Nella maggior parte dei casi si parla di anni, e per gli atti notarili spicca il ‘per sempre’…se fate una media, i documenti si dovrebbero conservare per circa 7 anni.

Quanto spazio avete per conservare tutti i vostri documenti e per così tanto tempo? I documenti archiviati 10 anni prima, siete sicuri di riuscire a trovarli rapidamente e intatti? A prescindere dalla legislazione italiana, quanti di voi usano lo scanner e poi mettono tutto in dossier? Raccontateci le vostre esperienze!

Il tempo è un bene altamente deperibile, una volta consumato non torna più, è andato, scomparso. Quante volte ci ripetiamo “vorrei avere più ore a disposizione…” per che cosa? Lavoro, Famiglia, Personale?

Il tempo non si può fermare ma si può sicuramente organizzare in modo da non perderlo. Un modello ideale di giornata sarebbe quello in cui tutto ciò che facciamo si incastri perfettamente, ma ci sono gli imprevisti che non si possono controllare!

Oltre alla programmazione preventiva del lavoro possiamo sicuramente usare ciò che la tecnologia ci mette a disposizione per ottimizzare alcune operazioni. Una delle attività più dispendiose in termini di tempo è sicuramente la ricerca: documenti, progetti, video, foto, audio…fino ad arrivare alla vita privata di ognuno di noi…le chiavi di casa, dell’auto, il ciuccio del bambino.

Possiamo però avere un potente alleato. La tecnologia, dal semplice computer al moderno tablet (o smartphone), di questi strumenti possiamo sicuramente sfruttare:

• Memoria per registrare i nostri contenuti e poterli conservare in uno spazio pressochè infinito
• Velocità nel cercare e trovare ciò che ci interessa

Avete mai pensato quanto potreste guadagnare in tempo se, in base alle vostre esigenze, questi strumenti potessero farvi trovare tutto ciò di cui avete bisogno, in un attimo, semplicemente pensando ad alcune parole chiave?

Ecco su cosa si basano i sistemi Elettronici di Gestione dei Contenuti (o ECM): il risparmio del tempo!

Il Santa Clara Valley Water District (SCVWD) gestisce un sistema integrato delle risorse idriche, garantendo la fornitura di acqua potabile e pulita, la protezione dalle inondazioni e la gestione dei corsi d’acqua per conto di 1,8 milioni di abitanti. A livello di strutture controllate si parla di 10 dighe e bacini idrici superficiali, 3 impianti di trattamento acque, un laboratorio di qualità dell’acqua, quasi 400 ettari di acque sotterranee e più di 275 chilometri di corsi d’acqua.
L’ufficio Asset Management del distretto (DWAMU) è stato messo a capo del progetto stesso. L’idea è stata quella di gestire le risorse (asset) assegnando ad ognuna di esso un valore, detto Business Risk Exposure (BRE), derivato da altri due parametri: ‘Conseguenza guasto’ (un numero relativamente statico dato da fattori economici, ambientali, e altri simili) ‘Probabilità guasto’ (un numero determinato dalla valutazione delle condizioni dell’asset stesso). E’ stato poi necessario assumere personale di campo non solo per censire le strutture, ma anche per individuare e prendere nota dei problemi connessi ad esse.

SCWD aveva già un patrimonio di documenti cartacei come mappe, appunti di interventi sul campo che venivano integrate con i dati del proprio sistema GIS. Un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (IBM Maximo) forniva messaggi inerenti la manutenzione preventiva, gli ordini di lavoro e la gestione operativa degli asset. Ciò consentiva di seguire il ciclo di vita e il report dei costi di un bene attraverso i report prodotti. Mancava però la possibilità di acquisire in automatico le informazioni che venivano dal campo, a questo scopo è stato implementato un geodatabase con tabelle cui valori sono codici già utilizzati in Maximo e altri sistemi interni. Le relazioni tra le attività, la valutazione delle condizioni, e le ispezioni diventarono presto evidenti.

Con l’opportuna dotazione di strumenti con software GIS ESRI e la formazione degli operatori, una tipica attività di ispezione comprende queste semplici operazioni:

1. Dopo essersi orientato sul campo utilizzando il GPS, l’utente seleziona l’asset da ispezionare sulla mappa.
2. L’utente registra la condizione dell’asset (posizione, categorie, BRE, commenti, ecc…)
3. L’utente scatta una foto (che sarà automaticamente collegata alla scheda di ispezione) e la invia al server.

Inoltre, con le stesse procedure, l’utente può inventariare un bene. L’integrità dei dati sul server centrale è preservata all’uso di identificatori unici e dagli algoritmi di sincronizzazione (check in – check out) dei sistemi di gestione dei contenuti (ECM-EDM).

Il progetto descritto è stato messo a regime nel mese di luglio 2012, a oggi sono stati verificati sul campo più di 4.000 documenti di controllo e identificati circa 5.000 asset. Di ognuno di essi i membri del personale SCVWD hanno eseguito ispezioni senza utilizzo di carta, in modo uniforme risparmiando tempo ed evitando data entry a mano. Inoltre con l’aggiunta della componente geografica, gli ingegneri e i tecnici SCVWD possono osservare i modelli ed effettuare analisi spaziali utilizzando i dati che in precedenza avrebbero visto solo in formato tabellare.

Fonte: ArcUser Spring 2013 -
Paperless Inspection – Faster, more accurate, and spatially enabling
By Kurt Hassy, GIS Analyst, Santa Clara Valley Water District, San Jose, California

Pentex è stata scelta insieme ad un suo cliente come relatore per illustrare un “case history” di come il sistema documentale Laserfiche abbia migliorato i flussi di lavoro, con l’analisi dei processi aziendali, ed ottenendo un minor costo di gestione.

Si ringrazia TÜV Rheinland Italia per il suo interesse verso questa tematica e la sensibilizzazione dei propri clienti alle opportunità offerte dall’introduzione di sistemi innovativi di gestione elettronica della documentazione in sostituzione dei tradizionali sistemi cartacei, con vantaggi nella reperibilità, rintracciabilità degli stessi ed ad un minor costo finale.