In questo modo diventano documenti digitali e possono essere indicizzati utilizzando i metadati, le informazioni sul documento. Esiste però una forma di acquisizione che può supportare l’utilizzo della ricerca Full Text anche sui documenti testuali acquisiti per scansione: si chiama OCR (Optical Character Recognition). E’ un sistema in grado di riconoscere il testo dall’immagine del documento, interpretarlo e trasformarlo in testo digitale modificabile con un normale editor (word, notepad o altri). Cliccando questo link è possibile approfondire la storia e le varie peculiarità di questa utile tecnologia.

Tra gli sviluppi e le applicazioni più interessanti possiamo segnalarvi quella di Laserfiche con il modulo Quick Fields permette la cattura automatica delle informazioni critiche sia dai documenti di carta che elettronici e li organizza per un veloce ricupero. Migliora, inoltre, la qualità delle immagini scannerizzate con funzionalità quali rotazione, rimozione linee, ritaglio immagine, aggiustamento immagine, ecc… Lo strumento Zone OCR è una estensione di Quick Fields riconosce il testo in zone prescelte nei documenti che si vogliono processare (un esempio è l’estrazione dei codici fiscali da un bollettino ICI) per una rapida cattura e riempimento dei campi di indicizzazione.

Oltre alla nomenclatura del file, già utile come base per avere degli archivi ordinati, è possibile utilizzare quelli che vengono chiamati Metadati, ovverosia i ‘dati sui dati’. Si tratta di informazioni inerenti il documento salvato: il creatore, la data di creazione, note varie, eventuali categorie, ecc… presenti per i più comuni file del vostro computer, qui di seguito un esempio della scheda metadati di un documento Word:

In base ai metadati è quindi possibile operare delle ricerche utilizzando i criteri presenti sulla scheda. Una delle differenze tra un file system (finestra di ricerca e visualizzazione file del sistema operativo) e un sistema di gestione documentale è la possibilità di integrare ai metadati la ricerca detta Full Text, a  testo intero. Si tratta di un metodo potente e veloce di reperire i documenti testuali. In questo caso è la memoria del computer che aiuta davvero quella dell’uomo.

Un esempio? Avete utilizzato il sistema di archiviazione elettronica per archiviare un documento tre anni fa ma non ricordate nulla dei metadati (titolo, nome del creatore, data di creazione, note, ecc…) però ricordate benissimo che si trattava di un file di word che conteneva almeno la parola ‘tubatura’. Questo piccolo ricordo vi basta! Il sistema cercherà in tutti i testi archiviati, all’interno del corpo del documento la parola ‘tubatura’ e vi presenterà i risultati, in modo che possiate trovare quello di interesse.

Comodo vero? se volete approfondire ecco un link che fa per voi…

Ci troviamo quindi di fronte a due scelte: la posizione in cui mettere il nostro file e il nome da affidargli. Spesso, in questo ultimo caso, la realtà supera la fantasia… . Dopo alcune esperienze con nomi, acronimi, codici e denominazioni al limite del criptico, abbiamo pensato di condividere un elenco di consigli su come nominare i file, non esaustivo ma nel quale speriamo possiate trovare qualche utile spunto.

1. Utilizzare nomi brevi e semplici da ricordare;
2. Evitare gli acronimi formati da una o due lettere;
3. Il file potrebbe necessitare di una data. Utilizzando la notazione americana (anno/mese/giorno), l’ordinamento dei file andrà di conseguenza secondo l’anno, il mese e il giorno;
4. Se volete ordinarli numericamente (o per data) i numeri da 1 a 9 è meglio farli precedere da 0, così l’ordine rimarrà invariato anche con numeri da due cifre in su;
5. Meglio evitare gli spazi, piuttosto utilizzate gli underscore (trattino basso): _ ;
6. Utilizzare delle sigle per sintetizzare qualche cosa di inerente al documento stesso (‘rev’ al fondo del nome per dire che è una revisione, iniziali nome e cognome per indicare chi l’ha creato, V o A per documenti di vendita o acquisto, ecc…)

Avete altri suggerimenti? Che piccoli trucchetti utilizzate per ‘salvare’ i vostri file? Se volete condivideteli nei commenti, in questi campi, c’è sempre da imparare…

I consigli per comportamenti sostenibili non bastano mai e devono essere sempre tenuti a mente, quindi ci siamo chiesti se esistessero delle regole per praticare la sostenibilità proprio nell’ambiente di lavoro. Cercando sul web, abbiamo selezionato un post in particolare, brillante e spiritoso: Eco Business 10 regole per un ufficio ecologico!

Ci vogliamo soffermare sul punto 3.
Go Paperless non è solo una questione di affidarsi ad un sistema di gestione elettronica dei documenti, ma soprattutto di non stamparli quando non è necessario. Specie quando si tratta di e-mail… vi facciamo un piccolo, ma utile regalino, aggiungete queste righe alla vostra firma automatica:

Before printing think about environment and costs
Prima di stampare pensa ai costi ambientali

photocredits: bombilladesign

La variabile tempo ha sempre a che fare con i nostri documenti e la loro archiviazione: tempo per inserire i contenuti, tempo per organizzare la loro indicizzazione, tempo per cercarli e tempo per conservarli. Siamo sicuri che ognuno di voi si è chiesto, almeno una volta, per quanto tempo si devono conservare certe tipologie di documenti. Abbiamo trovato questa pratica tabella, che condividiamo:

Nella maggior parte dei casi si parla di anni, e per gli atti notarili spicca il ‘per sempre’…se fate una media, i documenti si dovrebbero conservare per circa 7 anni.

Quanto spazio avete per conservare tutti i vostri documenti e per così tanto tempo? I documenti archiviati 10 anni prima, siete sicuri di riuscire a trovarli rapidamente e intatti? A prescindere dalla legislazione italiana, quanti di voi usano lo scanner e poi mettono tutto in dossier? Raccontateci le vostre esperienze!

Il Santa Clara Valley Water District (SCVWD) gestisce un sistema integrato delle risorse idriche, garantendo la fornitura di acqua potabile e pulita, la protezione dalle inondazioni e la gestione dei corsi d’acqua per conto di 1,8 milioni di abitanti. A livello di strutture controllate si parla di 10 dighe e bacini idrici superficiali, 3 impianti di trattamento acque, un laboratorio di qualità dell’acqua, quasi 400 ettari di acque sotterranee e più di 275 chilometri di corsi d’acqua.
L’ufficio Asset Management del distretto (DWAMU) è stato messo a capo del progetto stesso. L’idea è stata quella di gestire le risorse (asset) assegnando ad ognuna di esso un valore, detto Business Risk Exposure (BRE), derivato da altri due parametri: ‘Conseguenza guasto’ (un numero relativamente statico dato da fattori economici, ambientali, e altri simili) ‘Probabilità guasto’ (un numero determinato dalla valutazione delle condizioni dell’asset stesso). E’ stato poi necessario assumere personale di campo non solo per censire le strutture, ma anche per individuare e prendere nota dei problemi connessi ad esse.

SCWD aveva già un patrimonio di documenti cartacei come mappe, appunti di interventi sul campo che venivano integrate con i dati del proprio sistema GIS. Un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (IBM Maximo) forniva messaggi inerenti la manutenzione preventiva, gli ordini di lavoro e la gestione operativa degli asset. Ciò consentiva di seguire il ciclo di vita e il report dei costi di un bene attraverso i report prodotti. Mancava però la possibilità di acquisire in automatico le informazioni che venivano dal campo, a questo scopo è stato implementato un geodatabase con tabelle cui valori sono codici già utilizzati in Maximo e altri sistemi interni. Le relazioni tra le attività, la valutazione delle condizioni, e le ispezioni diventarono presto evidenti.

Con l’opportuna dotazione di strumenti con software GIS ESRI e la formazione degli operatori, una tipica attività di ispezione comprende queste semplici operazioni:

1. Dopo essersi orientato sul campo utilizzando il GPS, l’utente seleziona l’asset da ispezionare sulla mappa.
2. L’utente registra la condizione dell’asset (posizione, categorie, BRE, commenti, ecc…)
3. L’utente scatta una foto (che sarà automaticamente collegata alla scheda di ispezione) e la invia al server.

Inoltre, con le stesse procedure, l’utente può inventariare un bene. L’integrità dei dati sul server centrale è preservata all’uso di identificatori unici e dagli algoritmi di sincronizzazione (check in – check out) dei sistemi di gestione dei contenuti (ECM-EDM).

Il progetto descritto è stato messo a regime nel mese di luglio 2012, a oggi sono stati verificati sul campo più di 4.000 documenti di controllo e identificati circa 5.000 asset. Di ognuno di essi i membri del personale SCVWD hanno eseguito ispezioni senza utilizzo di carta, in modo uniforme risparmiando tempo ed evitando data entry a mano. Inoltre con l’aggiunta della componente geografica, gli ingegneri e i tecnici SCVWD possono osservare i modelli ed effettuare analisi spaziali utilizzando i dati che in precedenza avrebbero visto solo in formato tabellare.

Fonte: ArcUser Spring 2013 -
Paperless Inspection – Faster, more accurate, and spatially enabling
By Kurt Hassy, GIS Analyst, Santa Clara Valley Water District, San Jose, California

Pentex è stata scelta insieme ad un suo cliente come relatore per illustrare un “case history” di come il sistema documentale Laserfiche abbia migliorato i flussi di lavoro, con l’analisi dei processi aziendali, ed ottenendo un minor costo di gestione.

Si ringrazia TÜV Rheinland Italia per il suo interesse verso questa tematica e la sensibilizzazione dei propri clienti alle opportunità offerte dall’introduzione di sistemi innovativi di gestione elettronica della documentazione in sostituzione dei tradizionali sistemi cartacei, con vantaggi nella reperibilità, rintracciabilità degli stessi ed ad un minor costo finale.

Qualcosa di simile può accadere nelle aziende. Quando le società passano alla gestione elettronica dei documenti, molti impiegati improvvisamente diventano ansiosi riguardo la sicurezza o la privacy dei loro data. Nonostante fino a poco prima non si preoccupavano dei documenti cartacei sempre soggetti a possibili violazioni.

Durante il suo intervento al Laserfiche “Empower 2013” meeting la Dottoressa Rhonda Dean Kyncl, assistente al preside per i servizi accademici del College of Arts and Sciences all’Università dell’Oklahoma, sostiene che:“Nessuno si preoccupa della privacy quando le informazioni sono in cartelline sulla scrivania. Quando sono online si parla invece di standard di sicurezza”.

Siamo convinti che sia importante salvaguardare la sicurezza dei record elettronici, ma spesso non si percepisce che essi sono intrinsecamente più sicuri rispetto a quelli cartacei. Evidenza supportata, per esempio, da un articolo tecnico pubblicato nel lontano 1996 dal Journal of the American Medical Informatics Association.

Ecco tre importanti motivi per cui i record di carta sono vulnerabili:

1. Accesso non appropriato: Questo avviene quando le persone possono accedere ad aree di archiviazione con armadi non chiusi. Oppure quando i documenti stessi vengono lasciati su banconi, sulle fotocopiatrici, o si ricevono copie di fax indirizzate erroneamente. Infatti, ogni volta che le copie di carta sono inviate a mittenti sbagliati, le informazioni contenute possono essere lette dai dipendenti dell’ufficio postale, assistenti amministrativi, o altri individui non autorizzati. Questo accesso potrebbe essere accidentale o intenzionale, ma in ogni modo l’integrità della sicurezza è compromessa. I dati elettronici, al contrario, possono essere criptati così che anche se fossero copiati o rubati, l’informazione può essere protetta.

 2. Dati manomessi: Chiunque abbia accesso a fascicoli di carta può rimuovere pagine, aggiungere voci, cancellare o manomettere in modo semplice e diretto. I record elettronici possono avere una firma digitale che notifica alle persone quando è stata effettuata una modifica, oppure una marca temporale che indica ogni volta che un record è stato trasferito o modificato.

3. Perdita: I documenti cartacei possono essere facilmente spostati, e quindi persi o archiviati erroneamente. I record elettronici possono essere tracciati, con audit e altre indicazioni sulla persona che li ha utilizzati. Inoltre è difficile che si facciano delle copie di dossier cartacei, non c’è di solito nessun backup. Sempre in tema di sicurezza, se i documenti cartacei vengono distrutti, in parecchi casi è facile recuperarli.

Un’indagine da parte del Ponemon Institute ha mostrato che gli intervistati trovano l’archiviazione cartacea meno sicura rispetto ai record elettronici, per tutta una serie di aspetti. L’indagine risale al 2008, quindi non c’è ragione di credere che i documenti di carta, oggi, siano diventati più sicuri.

Qui di seguito alcuni suggerimenti per chi volesse iniziare ad avere un ufficio senza carta.

1. Senza carta bisogna essere sicuri di fare un backup dei file.
   Ricordarsi che in informatica bisogna essere sicuri di non perdere i dati, e quindi è importante avere una politica di backup dei dati.
2. Tener in mente che avere un ufficio senza carta non avviene in un giorno
   Certamente in un giorno non si avrà immediatamente l’ufficio senza carta, ma sarà un lavoro che potrà iniziare ad esempio dalle fatture e poi man mano a tutti gli altri documenti. Inizialmente potrà anche creare più lavoro, si pensi solo ai documenti pregressi, è come se si vuole informatizzare un magazzino di vestiti, bisogna introdurre i dati nel sistema.
3. Senza carta spesso significa meno carta
   Bisogna ricordarsi che si potrà eliminare molta carta dai propri processi ma ci sarà sempre qualche documento non digitale dato che, per esempio, ci possono essere clienti che vogliono ancora la fattura di carta, ecc.
4. Ognuno deve credere nel progetto
   E’ necessario che tutti i colleghi dell’ufficio siano coinvolti nel progetto perché il cambiamento dalle proprie abitudini (es. stampare il documento e distribuirlo ai colleghi) può essere difficile.
5. Programmazione dello spazio
   Uno dei vantaggi dell’ufficio senza carta è che ci sarà più spazio dato che non saranno necessari mobili per archiviare le pratiche, quindi si potrà riprogettare gli spazi del proprio ufficio.
6. Capire che “meno carta” è solo l’inizio del risparmio
   L’impatto più immediato dell’ufficio senza carta è la riduzione dei costi di stampa, archiviazione, spedizione, ecc. Con il tempo diventeranno evidenti altri benefici tipo minor tempo di ricerca del documento, ecc.

Utilizzando un prodotto come Laserfiche puoi non solo creare il tuo ufficio senza carta ma accedere a qualsiasi tuo documento dovunque tu sia.
Per maggiori informazioni contattateci.

Si potrebbe quindi trattare di una città interamente cablata, dotata  in ogni casa o ufficio da sistemi di tele-presenza  e da sensori e attuatori in ogni strada o edificio.  Si tratta di concetti che sembrerebbero attuabili solo per le città di nuova costruzione e non per le città storiche europee.

Invece Vienna è stata ritenuta la “smartest” city del 2012. Da città iper-tecnologica  si è poi evoluta in città che valorizza il proprio patrimonio artistico e culturale, massimizzando il rispetto per l’ambiente e la vivibilità e qualità della vita.

A livello di Pubblica Amministrazione, possiamo dire che in Italia sia stata archiviata la fase dell’e-government, quella dei portali online, e della corsa a chi espone più servizi nel proprio portale. Oggi stiamo vivendo la corsa a chi ha il numero maggiore di dataset sui portali opendata  e a chi è più trasparente. Potrebbe quindi seguire la gara a chi espone il numero maggiore di app di mobile government ai propri cittadini.

Molte amministrazioni hanno delle riserve nel coinvolgere i cittadini attraverso l’utilizzo dei social media. Le paure più grandi: non avere il personale per mantenere la presenza sui social media e la preoccupazione di ricevere commenti negativi. Nella grande famiglia delle pubbliche amministrazioni sono presenti  ancora troppi campanilismi e autoreferenzialità  per consentire vere forme di collaborazione. Così le città si frammentano in molteplici sistemi informativi e messaggi e pagine social che invece di guidare il cittadino lo disorientano nella conoscenza e fruizione delle varie competenze.

To be continued…