I sistemi di gestione elettronica documentale (Electronic Document Management) sono applicazioni software che consentono l’acquisizione e l’archiviazione di documenti cartacei e una varietà di file elettronici. Il processo di gestione documentale inizia infatti con la conversione dei documenti di carta in file elettronici (digitalizzazione) eliminando procedure costose di duplicazione dei documenti, originali messi fuori posto, ecc…
Il valore aggiunto dei sistemi EDM è costituito da:
- Strumenti di cattura e di importazione per inserire i documenti nel sistema.
- Strumenti di indicizzazione e recupero per individuare i documenti (es. ricerca su tutto il testo del documento, personalizzazione degli indici – non solo nome, data, protocollo)
- Strumenti di distribuzione per esportare i documenti dal sistema (produr re CD, DVD con lettore incorporato, accesso via Web ai documenti, ecc…)
- Sicurezza per proteggere i documenti da accessi non autorizzati