I record elettronici sono più sicuri della carta: tre punti fondamentali
13 mar 2013 | Nessun commento | posted by Massimo | in EDM
Le persone hanno strani comportamenti nei confronti dei loro documenti digitali o cartacei. Molti non ci pensano due volte a consegnare la carta di credito ad una cameriera (con il codice di sicurezza in bella vista). Oppure, lasciano gli estratti conto e le ricevute della carta di credito nella loro casella postale per ore o anche giorni. Spesso se chiedete agli stessi soggetti di utilizzare fatturazione elettronica o pagamenti online, rifiuteranno perché sono preoccupati riguardo la sicurezza delle transazioni.
Qualcosa di simile può accadere nelle aziende. Quando le società passano alla gestione elettronica dei documenti, molti impiegati improvvisamente diventano ansiosi riguardo la sicurezza o la privacy dei loro data. Nonostante fino a poco prima non si preoccupavano dei documenti cartacei sempre soggetti a possibili violazioni.
Durante il suo intervento al Laserfiche “Empower 2013” meeting la Dottoressa Rhonda Dean Kyncl, assistente al preside per i servizi accademici del College of Arts and Sciences all’Università dell’Oklahoma, sostiene che:“Nessuno si preoccupa della privacy quando le informazioni sono in cartelline sulla scrivania. Quando sono online si parla invece di standard di sicurezza”.
Siamo convinti che sia importante salvaguardare la sicurezza dei record elettronici, ma spesso non si percepisce che essi sono intrinsecamente più sicuri rispetto a quelli cartacei. Evidenza supportata, per esempio, da un articolo tecnico pubblicato nel lontano 1996 dal Journal of the American Medical Informatics Association.
Ecco tre importanti motivi per cui i record di carta sono vulnerabili:
1. Accesso non appropriato: Questo avviene quando le persone possono accedere ad aree di archiviazione con armadi non chiusi. Oppure quando i documenti stessi vengono lasciati su banconi, sulle fotocopiatrici, o si ricevono copie di fax indirizzate erroneamente. Infatti, ogni volta che le copie di carta sono inviate a mittenti sbagliati, le informazioni contenute possono essere lette dai dipendenti dell’ufficio postale, assistenti amministrativi, o altri individui non autorizzati. Questo accesso potrebbe essere accidentale o intenzionale, ma in ogni modo l’integrità della sicurezza è compromessa. I dati elettronici, al contrario, possono essere criptati così che anche se fossero copiati o rubati, l’informazione può essere protetta.
2. Dati manomessi: Chiunque abbia accesso a fascicoli di carta può rimuovere pagine, aggiungere voci, cancellare o manomettere in modo semplice e diretto. I record elettronici possono avere una firma digitale che notifica alle persone quando è stata effettuata una modifica, oppure una marca temporale che indica ogni volta che un record è stato trasferito o modificato.
3. Perdita: I documenti cartacei possono essere facilmente spostati, e quindi persi o archiviati erroneamente. I record elettronici possono essere tracciati, con audit e altre indicazioni sulla persona che li ha utilizzati. Inoltre è difficile che si facciano delle copie di dossier cartacei, non c’è di solito nessun backup. Sempre in tema di sicurezza, se i documenti cartacei vengono distrutti, in parecchi casi è facile recuperarli.
Un’indagine da parte del Ponemon Institute ha mostrato che gli intervistati trovano l’archiviazione cartacea meno sicura rispetto ai record elettronici, per tutta una serie di aspetti. L’indagine risale al 2008, quindi non c’è ragione di credere che i documenti di carta, oggi, siano diventati più sicuri.
