La gestione elettronica documentale che sblocca il fatturato, il caso Pibiviesse
27 gen 2016 | Nessun commento | posted by Angelo | in Blog, EDM
Riduzione dello spazio, immediata disponibilità dei documenti e lo sblocco del fatturato in sospeso per mancata documentazione. Sono alcuni dei vantaggi ottenuti da Pibiviesse, azienda leader nella costruzione di valvole per il trasporto di gas e prodotti petrolchimici, dopo aver praticato la dematerializzazione dei processi. Senza contare la riduzione della carta e la possibilità di poter accedere istantaneamente ad un grande archivio digitale totalmente indicizzato, per essere sempre pronti con tutti i documenti nel momento del bisogno.
Dal 1981, anno di sua fondazione, ad oggi, Pibiviesse è diventata azienda leader nella progettazione, costruzione e commercializzazione di valvole destinate a numerosi settori, tra cui quello del trasporto di olio, gas e prodotti petrolchimici, e dell’industria dell’energia. Tante applicazioni vuol dire una quantità quasi inimmaginabile di carta prodotta e di passaggi da tenere sott’occhio. E’ per questo che nel 2012 Pibiviesse si è rivolta a Pentex, azienda specializzata nella dematerializzazione dei processi e della Gestione Elettronica Documentale, per trovare una soluzione nella gestione dell’immensa mole di documenti con cui gli uffici hanno a che fare ogni giorno. Una scelta sulla scorta della positiva esperienza avuta dalla corporation americana di cui fa parte, la Circor Energy, con Laserfiche, un sistema per dematerializzare i processi ed archiviare documenti, fogli di calcolo, applicazioni audio e video in modo completo ed intuitivo di cui Pentex è distributore autorizzato.
Quali erano i problemi da risolvere e quali benefici ha portato l’affidarsi a sistemi ECM (Enterprise Content Management)? A raccontarlo è Ivan Fantin, responsabile Qualità e Ricerca di Circor Pibiviesse. “Avevamo problemi di puntualità per l’allestimento dei nostri progetti. Uno dei nodi da sciogliere, per esempio, era la mancata disponibilità immediata dei documenti: avere più di quattrocento normative da rispettare vuol dire produrre tanta carta. E tanta carta vuol dire tanto peso da trasportare e una quantità enorme di fogli tra cui spulciare se per caso dovesse mancare un documento. Il rischio è di non essere pronti nel momento in cui devi presentare una fattura al cliente». Anche perché Pibiviesse è un’azienda che lavora a progetti particolari e unici, costruiti su misura per il cliente, in quanto ognuno ha un’esigenza diversa e automatizzare i processi risulta pressoché impossibile; grazie alla dematerializzazione dei processi tramite sistemi ECM (Enterprise Content Management), l’azienda ha ottenuto notevoli benefici, tra cui lo sblocco del fatturato in sospeso per mancata documentazione di prodotto fino a liberarne il 90% nei primi otto mesi. “Altro vantaggio evidente della Gestione Elettronica Documentale – spiega Fantin – è la riduzione dello spazio e dei costi per la stampa del diverso materiale. Abbiamo trasformato i processi documentali in processi elettronici, monitorabili con più facilità e con un gran risparmio di costi e di tempo; senza dimenticare che i documenti in formato digitale sono opportunamente catalogati ed è possibile identificare per tempo quelli che mancano. Con i processi di dematerializzazione la puntualità per la realizzazione dei nostri progetti è cresciuta sensibilmente”. Questo vuole dire essere passati in pochi anni da un trenta-quaranta per cento ad un cento per cento di puntualità. Grazie a Laserfiche sono stati accelerati tanti processi: ad esempio quando uno strumento si avvicina alla data di revisione, i tecnici vengono avvisati automaticamente dal sistema in modo che possa essere ricalibrato ed operare quindi in tutta sicurezza. Con attrezzi tenuti sempre in perfetta efficienza.
