Risparmio, Sicurezza, Semplificazione e Condivisione: quattro vantaggi della dematerializzazione dei processi.
27 gen 2016 | Nessun commento | posted by Angelo | in Blog, EDM
Acquisire e archiviare in formato digitale documenti cartacei può semplificare molti processi interni di un’azienda. Può portare tanti benefici in termini di risparmio economico, dello spazio a disposizione e del tempo. Senza contare la sicurezza, un fattore al giorno d’oggi fondamentale. Vediamo quali sono i vantaggi di affidarsi ad una realtà specializzata nella Gestione Elettronica Documentale.
Vedere la storia di una commessa, dai minimi particolari fino alle modifiche fatte in corso d’opera. Difficile per un’azienda che deve gestire diversi ordini, ancora di più se i documenti da analizzare sono pile e pile di carta tra cui sfogliare. Come rendere la vita più semplice e ottenere ciò che cerchiamo in pochi attimi? La Gestione Elettronica Documentale fa proprio al caso nostro. I sistemi EDM (Electronic Document Management) sono strumenti che consentono l’acquisizione e l’archiviazione digitale di documenti cartacei e di una varietà di altri file elettronici: ordini, fatture, bolle di consegna e contratti alla portata di mano, anzi di mouse, e raggiungibili con un semplice clic grazie a software in grado di dematerializzare i processi interni all’azienda. Pentex, consolidata realtà imprenditoriale specializzata in diversi servizi tra cui la gestione elettronica documentale, si serve di Laserfiche (di cui è distributore autorizzato) per sviluppare soluzioni e servizi per i clienti. Laserfiche è il sistema ideale per dematerializzare i processi ed archiviare documenti, fogli di calcolo, applicazioni audio e video in modo completo ed intuitivo.
Ma quali sono i vantaggi che porta la dematerializzazione dei processi?
La sicurezza è un punto fondamentale. Di una busta paga in formato digitale, che contiene dati sensibili, si può condividere con un’altra persona solo ciò che si vuole, nascondendo informazioni riservate come lo stipendio o un indirizzo. Si tratta di un’operazione semplice se fatta con un computer, più complicata se il documento non è in formato elettronico ma è di carta.
Altro vantaggio di non poco conto, il risparmio in termini di tempo e di spazio: con i sistemi ECM (Enterprise Content Management) è possibile accedere ad una quantità enorme di documenti, recuperando ciò che si cerca in pochi attimi. Vogliamo una fattura del 2005? Basterà inserire la giusta chiave di ricerca e grazie agli strumenti di indicizzazione e recupero dei dati la otterremo in un batter d’occhio.
Senza tralasciare i vantaggi economici: grazie alla dematerializzazione dei documenti e dei processi realizzata con i sistemi ECM è possibile eliminare costose procedure di duplicazione dei documenti, il costo di toner, risme e smaltimento dei rifiuti. Come fare a condividere lo stesso documento con due filiali diverse della stessa azienda, una a Padova e l’altra a Caltanissetta? Grazie ai sistemi ECM tutto ciò è possibile in modo semplice e veloce, senza passare attraverso macchinose procedure come la scannerizzazione e l’invio tramite posta elettronica, con tutti i rischi sulla privacy che ne conseguono. Per non parlare poi della condivisione dei documenti su web: anche in questo caso gli ECM accorrono in nostro aiuto semplificando tutti i processi.
L’archiviazione digitale, infine, semplifica la pianificazione continua del lavoro, riduce i tempi organizzativi di recupero in caso di disastro naturale, e taglia i costi di recupero dei documenti da eventuali magazzini esterni. In pratica, i sistemi ECM sono strumenti che possono aumentare la produttività e l’efficienza di un’azienda che vuole essere competitiva sul mercato.
