La variabile tempo ha sempre a che fare con i nostri documenti e la loro archiviazione: tempo per inserire i contenuti, tempo per organizzare la loro indicizzazione, tempo per cercarli e tempo per conservarli. Siamo sicuri che ognuno di voi si è chiesto, almeno una volta, per quanto tempo si devono conservare certe tipologie di documenti. Abbiamo trovato questa pratica tabella, che condividiamo:
| Documento | Tempo di conservazione |
| CASA | |
| Bollette domestiche (acqua, gas, luce, telefono) | 5 anni (consigliabile 10 anni) |
| Canone TV (ricevute di pagamento) | 10 anni |
| Affitti (ricevute) | 5 anni |
| Spese condominiali (ricevute) | 5 anni |
| TRIBUTI | |
| Giustificativi delle spese da detrarre (parcelle mediche, ristrutturazioni della casa ecc.) |
5 anni a partire dall’anno successivo alla dichiarazione di riferimento |
| Quietanze dei pagamenti dei tributi (mod. F24, bollettini Ici/Imu, ricevute Tarsu/Tares ecc. |
5 anni a partire dall’anno successivo alla dichiarazione di riferimento |
| Tassa di circolazione (bollo auto) | 3 anni (consigliabile 5 anni) |
| BANCA | |
| Estratti conto | 10 anni |
| Mutui | 10 anni |
| Cambiali | 3 anni dalla data di scadenza |
| Titoli di Stato | 5 anni dalla data di scadenza per richiedere capitale e interessi |
| ALTRE SPESE | |
| Multe | 5 anni |
| Bollette cellulare | 10 anni |
| Assicurazioni (quietanze polizze) | 1 anno dalla scadenza (salvo diversi tempi previsti dal contratto) 5 anni se usate a fini fiscali (detraibili) |
| Scontrini d’acquisto | 2 anni (durata ufficiale della garanzia) salvo prolungamento specifico |
| Ricevute alberghi e pensioni | 6 mesi |
| Rette scolastiche ed iscrizioni ai centri sportivi | 1 anno / 5 anni se usate a fini fiscali (detraibili) |
| Parcelle di professionisti (avvocati, commercialisti ecc.) e artigiani (idraulici, elettricisti, ecc.) |
3 anni |
| Ricevute di spedizionieri o trasportatori | 1 anno / 18 mesi per trasporti fuori Europa |
| Atti notarili (rogiti, atti di separazione ecc.) | Per sempre |
Nella maggior parte dei casi si parla di anni, e per gli atti notarili spicca il ‘per sempre’…se fate una media, i documenti si dovrebbero conservare per circa 7 anni.
Quanto spazio avete per conservare tutti i vostri documenti e per così tanto tempo? I documenti archiviati 10 anni prima, siete sicuri di riuscire a trovarli rapidamente e intatti? A prescindere dalla legislazione italiana, quanti di voi usano lo scanner e poi mettono tutto in dossier? Raccontateci le vostre esperienze!
