Ufficio senza carta: alcuni suggerimenti

5 ott 2012 | Nessun commento | posted by Massimo | in EDM

E’ dal 1975 con un articolo apparso su Business Week che si parla di un ufficio senza carta e sembrava che con l’introduzione dei personal computer si sarebbe ben presto raggiunto il traguardo. Attualmente, nonostante gli evidenti vantaggi economici nel cercare di avere un ufficio senza carta, non è stato ancora implementato da molte società ed enti.

Qui di seguito alcuni suggerimenti per chi volesse iniziare ad avere un ufficio senza carta.

1. Senza carta bisogna essere sicuri di fare un backup dei file.
   Ricordarsi che in informatica bisogna essere sicuri di non perdere i dati, e quindi è importante avere una politica di backup dei dati.
2. Tener in mente che avere un ufficio senza carta non avviene in un giorno
   Certamente in un giorno non si avrà immediatamente l’ufficio senza carta, ma sarà un lavoro che potrà iniziare ad esempio dalle fatture e poi man mano a tutti gli altri documenti. Inizialmente potrà anche creare più lavoro, si pensi solo ai documenti pregressi, è come se si vuole informatizzare un magazzino di vestiti, bisogna introdurre i dati nel sistema.
3. Senza carta spesso significa meno carta
   Bisogna ricordarsi che si potrà eliminare molta carta dai propri processi ma ci sarà sempre qualche documento non digitale dato che, per esempio, ci possono essere clienti che vogliono ancora la fattura di carta, ecc.
4. Ognuno deve credere nel progetto
   E’ necessario che tutti i colleghi dell’ufficio siano coinvolti nel progetto perché il cambiamento dalle proprie abitudini (es. stampare il documento e distribuirlo ai colleghi) può essere difficile.
5. Programmazione dello spazio
   Uno dei vantaggi dell’ufficio senza carta è che ci sarà più spazio dato che non saranno necessari mobili per archiviare le pratiche, quindi si potrà riprogettare gli spazi del proprio ufficio.
6. Capire che “meno carta” è solo l’inizio del risparmio
   L’impatto più immediato dell’ufficio senza carta è la riduzione dei costi di stampa, archiviazione, spedizione, ecc. Con il tempo diventeranno evidenti altri benefici tipo minor tempo di ricerca del documento, ecc.

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