Archiviazione file: qualche idea…

L’azione di archiviare è una delle operazioni più frequenti quando si utilizza un PC (a volte è anche automatizzata). Più conosciuta come ‘Salva’ (o ‘Salva con nome’) tutti, anche i meno confidenti e preparati la effettuano almeno una volta al giorno.

Ci troviamo quindi di fronte a due scelte: la posizione in cui mettere il nostro file e il nome da affidargli. Spesso, in questo ultimo caso, la realtà supera la fantasia… :-) . Dopo alcune esperienze con nomi, acronimi, codici e denominazioni al limite del criptico, abbiamo pensato di condividere un elenco di consigli su come nominare i file, non esaustivo ma nel quale speriamo possiate trovare qualche utile spunto.

  1. Utilizzare nomi brevi e semplici da ricordare;
  2. Evitare gli acronimi formati da una o due lettere;
  3. Il file potrebbe necessitare di una data. Utilizzando la notazione americana (anno/mese/giorno), l’ordinamento dei file andrà di conseguenza secondo l’anno, il mese e il giorno;
  4. Se volete ordinarli numericamente (o per data) i numeri da 1 a 9 è meglio farli precedere da 0, così l’ordine rimarrà invariato anche con numeri da due cifre in su;
  5. Meglio evitare gli spazi, piuttosto utilizzate gli underscore (trattino basso): _ ;
  6. Utilizzare delle sigle per sintetizzare qualche cosa di inerente al documento stesso (‘rev’ al fondo del nome per dire che è una revisione, iniziali nome e cognome per indicare chi l’ha creato, V o A per documenti di vendita o acquisto, ecc…)

Avete altri suggerimenti? Che piccoli trucchetti utilizzate per ‘salvare’ i vostri file? Se volete condivideteli nei commenti, in questi campi, c’è sempre da imparare… :-)

Ecologia e firme automatiche…

Una buona percentuale della nostra vita si concentra sul posto di lavoro. Escludendo quelli che ancora oggi possiamo annoverare tra i commessi viaggiatori, purtroppo o per fortuna stiamo all’interno di uffici, fabbriche, studi, scuole e altri ambienti per parecchie ore durante l’anno. Possiamo dire che, proprio questi luoghi, sono il nostro ‘habitat’.

I consigli per comportamenti sostenibili non bastano mai e devono essere sempre tenuti a mente, quindi ci siamo chiesti se esistessero delle regole per praticare la sostenibilità proprio nell’ambiente di lavoro. Cercando sul web, abbiamo selezionato un post in particolare, brillante e spiritoso: Eco Business 10 regole per un ufficio ecologico!

Ci vogliamo soffermare sul punto 3.
Go Paperless non è solo una questione di affidarsi ad un sistema di gestione elettronica dei documenti, ma soprattutto di non stamparli quando non è necessario. Specie quando si tratta di e-mail… vi facciamo un piccolo, ma utile regalino, aggiungete queste righe alla vostra firma automatica:

Before printing think about environment and costs
Prima di stampare pensa ai costi ambientali

photocredits: bombilladesign

Il tempo di archiviazione dei documenti

La variabile tempo ha sempre a che fare con i nostri documenti e la loro archiviazione: tempo per inserire i contenuti, tempo per organizzare la loro indicizzazione, tempo per cercarli e tempo per conservarli. Siamo sicuri che ognuno di voi si è chiesto, almeno una volta, per quanto tempo si devono conservare certe tipologie di documenti. Abbiamo trovato questa pratica tabella, che condividiamo:

Documento Tempo di conservazione
CASA
Bollette domestiche (acqua, gas, luce, telefono) 5 anni (consigliabile 10 anni)
Canone TV (ricevute di pagamento) 10 anni
Affitti (ricevute) 5 anni
Spese condominiali (ricevute) 5 anni
TRIBUTI
Giustificativi delle spese da detrarre
(parcelle mediche, ristrutturazioni della casa ecc.)
5 anni a partire dall’anno successivo
alla dichiarazione di riferimento
Quietanze dei pagamenti dei tributi
(mod. F24, bollettini Ici/Imu, ricevute Tarsu/Tares ecc.
5 anni a partire dall’anno successivo
alla dichiarazione di riferimento
Tassa di circolazione (bollo auto) 3 anni (consigliabile 5 anni)
BANCA
Estratti conto 10 anni
Mutui 10 anni
Cambiali 3 anni dalla data di scadenza
Titoli di Stato 5 anni dalla data di scadenza
per richiedere capitale e interessi
ALTRE SPESE
Multe 5 anni
Bollette cellulare 10 anni
Assicurazioni (quietanze polizze) 1 anno dalla scadenza (salvo diversi
tempi previsti dal contratto)
5 anni se usate a fini fiscali (detraibili)
Scontrini d’acquisto 2 anni (durata ufficiale della garanzia)
salvo prolungamento specifico
Ricevute alberghi e pensioni 6 mesi
Rette scolastiche ed iscrizioni ai centri sportivi 1 anno /
5 anni
se usate a fini fiscali (detraibili)
Parcelle di professionisti (avvocati, commercialisti ecc.)
e artigiani (idraulici, elettricisti, ecc.)
3 anni
Ricevute di spedizionieri o trasportatori 1 anno /
18 mesi
per trasporti fuori Europa
Atti notarili (rogiti, atti di separazione ecc.) Per sempre

Nella maggior parte dei casi si parla di anni, e per gli atti notarili spicca il ‘per sempre’…se fate una media, i documenti si dovrebbero conservare per circa 7 anni.

Quanto spazio avete per conservare tutti i vostri documenti e per così tanto tempo? I documenti archiviati 10 anni prima, siete sicuri di riuscire a trovarli rapidamente e intatti? A prescindere dalla legislazione italiana, quanti di voi usano lo scanner e poi mettono tutto in dossier? Raccontateci le vostre esperienze!