Il tempo di archiviazione dei documenti
19 giu 2013 | Nessun commento | posted by Massimo | in EDM
La variabile tempo ha sempre a che fare con i nostri documenti e la loro archiviazione: tempo per inserire i contenuti, tempo per organizzare la loro indicizzazione, tempo per cercarli e tempo per conservarli. Siamo sicuri che ognuno di voi si è chiesto, almeno una volta, per quanto tempo si devono conservare certe tipologie di documenti. Abbiamo trovato questa pratica tabella, che condividiamo:
| Documento | Tempo di conservazione |
| CASA | |
| Bollette domestiche (acqua, gas, luce, telefono) | 5 anni (consigliabile 10 anni) |
| Canone TV (ricevute di pagamento) | 10 anni |
| Affitti (ricevute) | 5 anni |
| Spese condominiali (ricevute) | 5 anni |
| TRIBUTI | |
| Giustificativi delle spese da detrarre (parcelle mediche, ristrutturazioni della casa ecc.) |
5 anni a partire dall’anno successivo alla dichiarazione di riferimento |
| Quietanze dei pagamenti dei tributi (mod. F24, bollettini Ici/Imu, ricevute Tarsu/Tares ecc. |
5 anni a partire dall’anno successivo alla dichiarazione di riferimento |
| Tassa di circolazione (bollo auto) | 3 anni (consigliabile 5 anni) |
| BANCA | |
| Estratti conto | 10 anni |
| Mutui | 10 anni |
| Cambiali | 3 anni dalla data di scadenza |
| Titoli di Stato | 5 anni dalla data di scadenza per richiedere capitale e interessi |
| ALTRE SPESE | |
| Multe | 5 anni |
| Bollette cellulare | 10 anni |
| Assicurazioni (quietanze polizze) | 1 anno dalla scadenza (salvo diversi tempi previsti dal contratto) 5 anni se usate a fini fiscali (detraibili) |
| Scontrini d’acquisto | 2 anni (durata ufficiale della garanzia) salvo prolungamento specifico |
| Ricevute alberghi e pensioni | 6 mesi |
| Rette scolastiche ed iscrizioni ai centri sportivi | 1 anno / 5 anni se usate a fini fiscali (detraibili) |
| Parcelle di professionisti (avvocati, commercialisti ecc.) e artigiani (idraulici, elettricisti, ecc.) |
3 anni |
| Ricevute di spedizionieri o trasportatori | 1 anno / 18 mesi per trasporti fuori Europa |
| Atti notarili (rogiti, atti di separazione ecc.) | Per sempre |
Nella maggior parte dei casi si parla di anni, e per gli atti notarili spicca il ‘per sempre’…se fate una media, i documenti si dovrebbero conservare per circa 7 anni.
Quanto spazio avete per conservare tutti i vostri documenti e per così tanto tempo? I documenti archiviati 10 anni prima, siete sicuri di riuscire a trovarli rapidamente e intatti? A prescindere dalla legislazione italiana, quanti di voi usano lo scanner e poi mettono tutto in dossier? Raccontateci le vostre esperienze!
Gestione dei Contenuti (ECM): organizzare il tempo per non perderlo
12 giu 2013 | Nessun commento | posted by Massimo | in EDM, Uncategorized
Il tempo è un bene altamente deperibile, una volta consumato non torna più, è andato, scomparso. Quante volte ci ripetiamo “vorrei avere più ore a disposizione…” per che cosa? Lavoro, Famiglia, Personale?
Il tempo non si può fermare ma si può sicuramente organizzare in modo da non perderlo. Un modello ideale di giornata sarebbe quello in cui tutto ciò che facciamo si incastri perfettamente, ma ci sono gli imprevisti che non si possono controllare!
Oltre alla programmazione preventiva del lavoro possiamo sicuramente usare ciò che la tecnologia ci mette a disposizione per ottimizzare alcune operazioni. Una delle attività più dispendiose in termini di tempo è sicuramente la ricerca: documenti, progetti, video, foto, audio…fino ad arrivare alla vita privata di ognuno di noi…le chiavi di casa, dell’auto, il ciuccio del bambino. 
Possiamo però avere un potente alleato. La tecnologia, dal semplice computer al moderno tablet (o smartphone), di questi strumenti possiamo sicuramente sfruttare:
- Memoria per registrare i nostri contenuti e poterli conservare in uno spazio pressochè infinito
- Velocità nel cercare e trovare ciò che ci interessa
Avete mai pensato quanto potreste guadagnare in tempo se, in base alle vostre esigenze, questi strumenti potessero farvi trovare tutto ciò di cui avete bisogno, in un attimo, semplicemente pensando ad alcune parole chiave?
Ecco su cosa si basano i sistemi Elettronici di Gestione dei Contenuti (o ECM): il risparmio del tempo!
Consorzio di gestione idrica: il GIS senza carta!
14 mag 2013 | Nessun commento | posted by Massimo | in EDM, GIS, Uncategorized
In questo post vorremmo condividere l’esperienza di un distretto di gestione delle acque a nord della California. Interessante per l’utilizzo del GIS e l’eliminazione della carta (documenti) nel realizzare l’inventario e la gestione dei suoi beni. Utilizzato sia dal personale di campo che negli uffici come integrazione di sistemi esistenti.
Il Santa Clara Valley Water District (SCVWD) gestisce un sistema integrato delle risorse idriche, garantendo la fornitura di acqua potabile e pulita, la protezione dalle inondazioni e la gestione dei corsi d’acqua per conto di 1,8 milioni di abitanti. A livello di strutture controllate si parla di 10 dighe e bacini idrici superficiali, 3 impianti di trattamento acque, un laboratorio di qualità dell’acqua, quasi 400 ettari di acque sotterranee e più di 275 chilometri di corsi d’acqua.
L’ufficio Asset Management del distretto (DWAMU) è stato messo a capo del progetto stesso. L’idea è stata quella di gestire le risorse (asset) assegnando ad ognuna di esso un valore, detto Business Risk Exposure (BRE), derivato da altri due parametri: ‘Conseguenza guasto’ (un numero relativamente statico dato da fattori economici, ambientali, e altri simili) ‘Probabilità guasto’ (un numero determinato dalla valutazione delle condizioni dell’asset stesso). E’ stato poi necessario assumere personale di campo non solo per censire le strutture, ma anche per individuare e prendere nota dei problemi connessi ad esse.
SCWD aveva già un patrimonio di documenti cartacei come mappe, appunti di interventi sul campo che venivano integrate con i dati del proprio sistema GIS. Un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (IBM Maximo) forniva messaggi inerenti la manutenzione preventiva, gli ordini di lavoro e la gestione operativa degli asset. Ciò consentiva di seguire il ciclo di vita e il report dei costi di un bene attraverso i report prodotti. Mancava però la possibilità di acquisire in automatico le informazioni che venivano dal campo, a questo scopo è stato implementato un geodatabase con tabelle cui valori sono codici già utilizzati in Maximo e altri sistemi interni. Le relazioni tra le attività, la valutazione delle condizioni, e le ispezioni diventarono presto evidenti.
Con l’opportuna dotazione di strumenti con software GIS ESRI e la formazione degli operatori, una tipica attività di ispezione comprende queste semplici operazioni:
- Dopo essersi orientato sul campo utilizzando il GPS, l’utente seleziona l’asset da ispezionare sulla mappa.
- L’utente registra la condizione dell’asset (posizione, categorie, BRE, commenti, ecc…)
- L’utente scatta una foto (che sarà automaticamente collegata alla scheda di ispezione) e la invia al server.
Inoltre, con le stesse procedure, l’utente può inventariare un bene. L’integrità dei dati sul server centrale è preservata all’uso di identificatori unici e dagli algoritmi di sincronizzazione (check in – check out) dei sistemi di gestione dei contenuti (ECM-EDM).
Il progetto descritto è stato messo a regime nel mese di luglio 2012, a oggi sono stati verificati sul campo più di 4.000 documenti di controllo e identificati circa 5.000 asset. Di ognuno di essi i membri del personale SCVWD hanno eseguito ispezioni senza utilizzo di carta, in modo uniforme risparmiando tempo ed evitando data entry a mano. Inoltre con l’aggiunta della componente geografica, gli ingegneri e i tecnici SCVWD possono osservare i modelli ed effettuare analisi spaziali utilizzando i dati che in precedenza avrebbero visto solo in formato tabellare.
Fonte: ArcUser Spring 2013 -
Paperless Inspection – Faster, more accurate, and spatially enabling
By Kurt Hassy, GIS Analyst, Santa Clara Valley Water District, San Jose, California
