Ecologia e firme automatiche…
25 giu 2013 | Nessun commento | posted by Massimo | in EDM
Una buona percentuale della nostra vita si concentra sul posto di lavoro. Escludendo quelli che ancora oggi possiamo annoverare tra i commessi viaggiatori, purtroppo o per fortuna stiamo all’interno di uffici, fabbriche, studi, scuole e altri ambienti per parecchie ore durante l’anno. Possiamo dire che, proprio questi luoghi, sono il nostro ‘habitat’.
I consigli per comportamenti sostenibili non bastano mai e devono essere sempre tenuti a mente, quindi ci siamo chiesti se esistessero delle regole per praticare la sostenibilità proprio nell’ambiente di lavoro. Cercando sul web, abbiamo selezionato un post in particolare, brillante e spiritoso: Eco Business 10 regole per un ufficio ecologico!
Ci vogliamo soffermare sul punto 3.
Go Paperless non è solo una questione di affidarsi ad un sistema di gestione elettronica dei documenti, ma soprattutto di non stamparli quando non è necessario. Specie quando si tratta di e-mail… vi facciamo un piccolo, ma utile regalino, aggiungete queste righe alla vostra firma automatica:
Before printing think about environment and costs
Prima di stampare pensa ai costi ambientali
photocredits: bombilladesign
Il tempo di archiviazione dei documenti
19 giu 2013 | Nessun commento | posted by Massimo | in EDM
La variabile tempo ha sempre a che fare con i nostri documenti e la loro archiviazione: tempo per inserire i contenuti, tempo per organizzare la loro indicizzazione, tempo per cercarli e tempo per conservarli. Siamo sicuri che ognuno di voi si è chiesto, almeno una volta, per quanto tempo si devono conservare certe tipologie di documenti. Abbiamo trovato questa pratica tabella, che condividiamo:
| Documento | Tempo di conservazione |
| CASA | |
| Bollette domestiche (acqua, gas, luce, telefono) | 5 anni (consigliabile 10 anni) |
| Canone TV (ricevute di pagamento) | 10 anni |
| Affitti (ricevute) | 5 anni |
| Spese condominiali (ricevute) | 5 anni |
| TRIBUTI | |
| Giustificativi delle spese da detrarre (parcelle mediche, ristrutturazioni della casa ecc.) |
5 anni a partire dall’anno successivo alla dichiarazione di riferimento |
| Quietanze dei pagamenti dei tributi (mod. F24, bollettini Ici/Imu, ricevute Tarsu/Tares ecc. |
5 anni a partire dall’anno successivo alla dichiarazione di riferimento |
| Tassa di circolazione (bollo auto) | 3 anni (consigliabile 5 anni) |
| BANCA | |
| Estratti conto | 10 anni |
| Mutui | 10 anni |
| Cambiali | 3 anni dalla data di scadenza |
| Titoli di Stato | 5 anni dalla data di scadenza per richiedere capitale e interessi |
| ALTRE SPESE | |
| Multe | 5 anni |
| Bollette cellulare | 10 anni |
| Assicurazioni (quietanze polizze) | 1 anno dalla scadenza (salvo diversi tempi previsti dal contratto) 5 anni se usate a fini fiscali (detraibili) |
| Scontrini d’acquisto | 2 anni (durata ufficiale della garanzia) salvo prolungamento specifico |
| Ricevute alberghi e pensioni | 6 mesi |
| Rette scolastiche ed iscrizioni ai centri sportivi | 1 anno / 5 anni se usate a fini fiscali (detraibili) |
| Parcelle di professionisti (avvocati, commercialisti ecc.) e artigiani (idraulici, elettricisti, ecc.) |
3 anni |
| Ricevute di spedizionieri o trasportatori | 1 anno / 18 mesi per trasporti fuori Europa |
| Atti notarili (rogiti, atti di separazione ecc.) | Per sempre |
Nella maggior parte dei casi si parla di anni, e per gli atti notarili spicca il ‘per sempre’…se fate una media, i documenti si dovrebbero conservare per circa 7 anni.
Quanto spazio avete per conservare tutti i vostri documenti e per così tanto tempo? I documenti archiviati 10 anni prima, siete sicuri di riuscire a trovarli rapidamente e intatti? A prescindere dalla legislazione italiana, quanti di voi usano lo scanner e poi mettono tutto in dossier? Raccontateci le vostre esperienze!
Gestione dei Contenuti (ECM): organizzare il tempo per non perderlo
12 giu 2013 | Nessun commento | posted by Massimo | in EDM, Uncategorized
Il tempo è un bene altamente deperibile, una volta consumato non torna più, è andato, scomparso. Quante volte ci ripetiamo “vorrei avere più ore a disposizione…” per che cosa? Lavoro, Famiglia, Personale?
Il tempo non si può fermare ma si può sicuramente organizzare in modo da non perderlo. Un modello ideale di giornata sarebbe quello in cui tutto ciò che facciamo si incastri perfettamente, ma ci sono gli imprevisti che non si possono controllare!
Oltre alla programmazione preventiva del lavoro possiamo sicuramente usare ciò che la tecnologia ci mette a disposizione per ottimizzare alcune operazioni. Una delle attività più dispendiose in termini di tempo è sicuramente la ricerca: documenti, progetti, video, foto, audio…fino ad arrivare alla vita privata di ognuno di noi…le chiavi di casa, dell’auto, il ciuccio del bambino. 
Possiamo però avere un potente alleato. La tecnologia, dal semplice computer al moderno tablet (o smartphone), di questi strumenti possiamo sicuramente sfruttare:
- Memoria per registrare i nostri contenuti e poterli conservare in uno spazio pressochè infinito
- Velocità nel cercare e trovare ciò che ci interessa
Avete mai pensato quanto potreste guadagnare in tempo se, in base alle vostre esigenze, questi strumenti potessero farvi trovare tutto ciò di cui avete bisogno, in un attimo, semplicemente pensando ad alcune parole chiave?
Ecco su cosa si basano i sistemi Elettronici di Gestione dei Contenuti (o ECM): il risparmio del tempo!
