Ecologia e firme automatiche…

Una buona percentuale della nostra vita si concentra sul posto di lavoro. Escludendo quelli che ancora oggi possiamo annoverare tra i commessi viaggiatori, purtroppo o per fortuna stiamo all’interno di uffici, fabbriche, studi, scuole e altri ambienti per parecchie ore durante l’anno. Possiamo dire che, proprio questi luoghi, sono il nostro ‘habitat’.

I consigli per comportamenti sostenibili non bastano mai e devono essere sempre tenuti a mente, quindi ci siamo chiesti se esistessero delle regole per praticare la sostenibilità proprio nell’ambiente di lavoro. Cercando sul web, abbiamo selezionato un post in particolare, brillante e spiritoso: Eco Business 10 regole per un ufficio ecologico!

Ci vogliamo soffermare sul punto 3.
Go Paperless non è solo una questione di affidarsi ad un sistema di gestione elettronica dei documenti, ma soprattutto di non stamparli quando non è necessario. Specie quando si tratta di e-mail… vi facciamo un piccolo, ma utile regalino, aggiungete queste righe alla vostra firma automatica:

Before printing think about environment and costs
Prima di stampare pensa ai costi ambientali

photocredits: bombilladesign

Il tempo di archiviazione dei documenti

La variabile tempo ha sempre a che fare con i nostri documenti e la loro archiviazione: tempo per inserire i contenuti, tempo per organizzare la loro indicizzazione, tempo per cercarli e tempo per conservarli. Siamo sicuri che ognuno di voi si è chiesto, almeno una volta, per quanto tempo si devono conservare certe tipologie di documenti. Abbiamo trovato questa pratica tabella, che condividiamo:

Documento Tempo di conservazione
CASA
Bollette domestiche (acqua, gas, luce, telefono) 5 anni (consigliabile 10 anni)
Canone TV (ricevute di pagamento) 10 anni
Affitti (ricevute) 5 anni
Spese condominiali (ricevute) 5 anni
TRIBUTI
Giustificativi delle spese da detrarre
(parcelle mediche, ristrutturazioni della casa ecc.)
5 anni a partire dall’anno successivo
alla dichiarazione di riferimento
Quietanze dei pagamenti dei tributi
(mod. F24, bollettini Ici/Imu, ricevute Tarsu/Tares ecc.
5 anni a partire dall’anno successivo
alla dichiarazione di riferimento
Tassa di circolazione (bollo auto) 3 anni (consigliabile 5 anni)
BANCA
Estratti conto 10 anni
Mutui 10 anni
Cambiali 3 anni dalla data di scadenza
Titoli di Stato 5 anni dalla data di scadenza
per richiedere capitale e interessi
ALTRE SPESE
Multe 5 anni
Bollette cellulare 10 anni
Assicurazioni (quietanze polizze) 1 anno dalla scadenza (salvo diversi
tempi previsti dal contratto)
5 anni se usate a fini fiscali (detraibili)
Scontrini d’acquisto 2 anni (durata ufficiale della garanzia)
salvo prolungamento specifico
Ricevute alberghi e pensioni 6 mesi
Rette scolastiche ed iscrizioni ai centri sportivi 1 anno /
5 anni
se usate a fini fiscali (detraibili)
Parcelle di professionisti (avvocati, commercialisti ecc.)
e artigiani (idraulici, elettricisti, ecc.)
3 anni
Ricevute di spedizionieri o trasportatori 1 anno /
18 mesi
per trasporti fuori Europa
Atti notarili (rogiti, atti di separazione ecc.) Per sempre

Nella maggior parte dei casi si parla di anni, e per gli atti notarili spicca il ‘per sempre’…se fate una media, i documenti si dovrebbero conservare per circa 7 anni.

Quanto spazio avete per conservare tutti i vostri documenti e per così tanto tempo? I documenti archiviati 10 anni prima, siete sicuri di riuscire a trovarli rapidamente e intatti? A prescindere dalla legislazione italiana, quanti di voi usano lo scanner e poi mettono tutto in dossier? Raccontateci le vostre esperienze!

Gestione dei Contenuti (ECM): organizzare il tempo per non perderlo

Il tempo è un bene altamente deperibile, una volta consumato non torna più, è andato, scomparso. Quante volte ci ripetiamo “vorrei avere più ore a disposizione…” per che cosa? Lavoro, Famiglia, Personale?

Il tempo non si può fermare ma si può sicuramente organizzare in modo da non perderlo. Un modello ideale di giornata sarebbe quello in cui tutto ciò che facciamo si incastri perfettamente, ma ci sono gli imprevisti che non si possono controllare!

Oltre alla programmazione preventiva del lavoro possiamo sicuramente usare ciò che la tecnologia ci mette a disposizione per ottimizzare alcune operazioni. Una delle attività più dispendiose in termini di tempo è sicuramente la ricerca: documenti, progetti, video, foto, audio…fino ad arrivare alla vita privata di ognuno di noi…le chiavi di casa, dell’auto, il ciuccio del bambino. :-)

Possiamo però avere un potente alleato. La tecnologia, dal semplice computer al moderno tablet (o smartphone), di questi strumenti possiamo sicuramente sfruttare:

  • Memoria per registrare i nostri contenuti e poterli conservare in uno spazio pressochè infinito
  • Velocità nel cercare e trovare ciò che ci interessa

Avete mai pensato quanto potreste guadagnare in tempo se, in base alle vostre esigenze, questi strumenti potessero farvi trovare tutto ciò di cui avete bisogno, in un attimo, semplicemente pensando ad alcune parole chiave? :-)

Ecco su cosa si basano i sistemi Elettronici di Gestione dei Contenuti (o ECM): il risparmio del tempo!