Consorzio di gestione idrica: il GIS senza carta!
14 mag 2013 | Nessun commento | posted by Massimo | in EDM, GIS, Uncategorized
In questo post vorremmo condividere l’esperienza di un distretto di gestione delle acque a nord della California. Interessante per l’utilizzo del GIS e l’eliminazione della carta (documenti) nel realizzare l’inventario e la gestione dei suoi beni. Utilizzato sia dal personale di campo che negli uffici come integrazione di sistemi esistenti.
Il Santa Clara Valley Water District (SCVWD) gestisce un sistema integrato delle risorse idriche, garantendo la fornitura di acqua potabile e pulita, la protezione dalle inondazioni e la gestione dei corsi d’acqua per conto di 1,8 milioni di abitanti. A livello di strutture controllate si parla di 10 dighe e bacini idrici superficiali, 3 impianti di trattamento acque, un laboratorio di qualità dell’acqua, quasi 400 ettari di acque sotterranee e più di 275 chilometri di corsi d’acqua.
L’ufficio Asset Management del distretto (DWAMU) è stato messo a capo del progetto stesso. L’idea è stata quella di gestire le risorse (asset) assegnando ad ognuna di esso un valore, detto Business Risk Exposure (BRE), derivato da altri due parametri: ‘Conseguenza guasto’ (un numero relativamente statico dato da fattori economici, ambientali, e altri simili) ‘Probabilità guasto’ (un numero determinato dalla valutazione delle condizioni dell’asset stesso). E’ stato poi necessario assumere personale di campo non solo per censire le strutture, ma anche per individuare e prendere nota dei problemi connessi ad esse.
SCWD aveva già un patrimonio di documenti cartacei come mappe, appunti di interventi sul campo che venivano integrate con i dati del proprio sistema GIS. Un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (IBM Maximo) forniva messaggi inerenti la manutenzione preventiva, gli ordini di lavoro e la gestione operativa degli asset. Ciò consentiva di seguire il ciclo di vita e il report dei costi di un bene attraverso i report prodotti. Mancava però la possibilità di acquisire in automatico le informazioni che venivano dal campo, a questo scopo è stato implementato un geodatabase con tabelle cui valori sono codici già utilizzati in Maximo e altri sistemi interni. Le relazioni tra le attività, la valutazione delle condizioni, e le ispezioni diventarono presto evidenti.
Con l’opportuna dotazione di strumenti con software GIS ESRI e la formazione degli operatori, una tipica attività di ispezione comprende queste semplici operazioni:
- Dopo essersi orientato sul campo utilizzando il GPS, l’utente seleziona l’asset da ispezionare sulla mappa.
- L’utente registra la condizione dell’asset (posizione, categorie, BRE, commenti, ecc…)
- L’utente scatta una foto (che sarà automaticamente collegata alla scheda di ispezione) e la invia al server.
Inoltre, con le stesse procedure, l’utente può inventariare un bene. L’integrità dei dati sul server centrale è preservata all’uso di identificatori unici e dagli algoritmi di sincronizzazione (check in – check out) dei sistemi di gestione dei contenuti (ECM-EDM).
Il progetto descritto è stato messo a regime nel mese di luglio 2012, a oggi sono stati verificati sul campo più di 4.000 documenti di controllo e identificati circa 5.000 asset. Di ognuno di essi i membri del personale SCVWD hanno eseguito ispezioni senza utilizzo di carta, in modo uniforme risparmiando tempo ed evitando data entry a mano. Inoltre con l’aggiunta della componente geografica, gli ingegneri e i tecnici SCVWD possono osservare i modelli ed effettuare analisi spaziali utilizzando i dati che in precedenza avrebbero visto solo in formato tabellare.
Fonte: ArcUser Spring 2013 -
Paperless Inspection – Faster, more accurate, and spatially enabling
By Kurt Hassy, GIS Analyst, Santa Clara Valley Water District, San Jose, California
La conformità ai requisiti cogenti e di norma ottenuta con la gestione elettronica dei documenti
10 apr 2013 | Nessun commento | posted by Massimo | in EDM
Il 21 Marzo 2013 è stato organizzato da TÜV Rheinland Italia srl, membro italiano di TÜV Rheinland Group leader mondiale nei servizi di certificazione ed ispezione di terza parte, presso la sede di Pogliano Milanese (MI), un seminario per presentare le nuove tecnologie informatiche volte alla gestione elettronica nell’ambito dell’attuazione delle procedure aziendali e dell’osservanza delle leggi.
Pentex è stata scelta insieme ad un suo cliente come relatore per illustrare un “case history” di come il sistema documentale Laserfiche abbia migliorato i flussi di lavoro, con l’analisi dei processi aziendali, ed ottenendo un minor costo di gestione.
Si ringrazia TÜV Rheinland Italia per il suo interesse verso questa tematica e la sensibilizzazione dei propri clienti alle opportunità offerte dall’introduzione di sistemi innovativi di gestione elettronica della documentazione in sostituzione dei tradizionali sistemi cartacei, con vantaggi nella reperibilità, rintracciabilità degli stessi ed ad un minor costo finale.
I record elettronici sono più sicuri della carta: tre punti fondamentali
13 mar 2013 | Nessun commento | posted by Massimo | in EDM
Le persone hanno strani comportamenti nei confronti dei loro documenti digitali o cartacei. Molti non ci pensano due volte a consegnare la carta di credito ad una cameriera (con il codice di sicurezza in bella vista). Oppure, lasciano gli estratti conto e le ricevute della carta di credito nella loro casella postale per ore o anche giorni. Spesso se chiedete agli stessi soggetti di utilizzare fatturazione elettronica o pagamenti online, rifiuteranno perché sono preoccupati riguardo la sicurezza delle transazioni.
Qualcosa di simile può accadere nelle aziende. Quando le società passano alla gestione elettronica dei documenti, molti impiegati improvvisamente diventano ansiosi riguardo la sicurezza o la privacy dei loro data. Nonostante fino a poco prima non si preoccupavano dei documenti cartacei sempre soggetti a possibili violazioni.
Durante il suo intervento al Laserfiche “Empower 2013” meeting la Dottoressa Rhonda Dean Kyncl, assistente al preside per i servizi accademici del College of Arts and Sciences all’Università dell’Oklahoma, sostiene che:“Nessuno si preoccupa della privacy quando le informazioni sono in cartelline sulla scrivania. Quando sono online si parla invece di standard di sicurezza”.
Siamo convinti che sia importante salvaguardare la sicurezza dei record elettronici, ma spesso non si percepisce che essi sono intrinsecamente più sicuri rispetto a quelli cartacei. Evidenza supportata, per esempio, da un articolo tecnico pubblicato nel lontano 1996 dal Journal of the American Medical Informatics Association.
Ecco tre importanti motivi per cui i record di carta sono vulnerabili:
1. Accesso non appropriato: Questo avviene quando le persone possono accedere ad aree di archiviazione con armadi non chiusi. Oppure quando i documenti stessi vengono lasciati su banconi, sulle fotocopiatrici, o si ricevono copie di fax indirizzate erroneamente. Infatti, ogni volta che le copie di carta sono inviate a mittenti sbagliati, le informazioni contenute possono essere lette dai dipendenti dell’ufficio postale, assistenti amministrativi, o altri individui non autorizzati. Questo accesso potrebbe essere accidentale o intenzionale, ma in ogni modo l’integrità della sicurezza è compromessa. I dati elettronici, al contrario, possono essere criptati così che anche se fossero copiati o rubati, l’informazione può essere protetta.
2. Dati manomessi: Chiunque abbia accesso a fascicoli di carta può rimuovere pagine, aggiungere voci, cancellare o manomettere in modo semplice e diretto. I record elettronici possono avere una firma digitale che notifica alle persone quando è stata effettuata una modifica, oppure una marca temporale che indica ogni volta che un record è stato trasferito o modificato.
3. Perdita: I documenti cartacei possono essere facilmente spostati, e quindi persi o archiviati erroneamente. I record elettronici possono essere tracciati, con audit e altre indicazioni sulla persona che li ha utilizzati. Inoltre è difficile che si facciano delle copie di dossier cartacei, non c’è di solito nessun backup. Sempre in tema di sicurezza, se i documenti cartacei vengono distrutti, in parecchi casi è facile recuperarli.
Un’indagine da parte del Ponemon Institute ha mostrato che gli intervistati trovano l’archiviazione cartacea meno sicura rispetto ai record elettronici, per tutta una serie di aspetti. L’indagine risale al 2008, quindi non c’è ragione di credere che i documenti di carta, oggi, siano diventati più sicuri.
