La conformità ai requisiti cogenti e di norma ottenuta con la gestione elettronica dei documenti

Il 21 Marzo 2013 è stato organizzato da TÜV Rheinland Italia srl, membro italiano di TÜV Rheinland Group leader mondiale nei servizi di certificazione ed ispezione di terza parte, presso la sede di Pogliano Milanese (MI), un seminario per presentare le nuove tecnologie informatiche volte alla gestione elettronica nell’ambito dell’attuazione delle procedure aziendali e dell’osservanza delle leggi.

Pentex è stata scelta insieme ad un suo cliente come relatore per illustrare un “case history” di come il sistema documentale Laserfiche abbia migliorato i flussi di lavoro, con l’analisi dei processi aziendali, ed ottenendo un minor costo di gestione.

Si ringrazia TÜV Rheinland Italia per il suo interesse verso questa tematica e la sensibilizzazione dei propri clienti alle opportunità offerte dall’introduzione di sistemi innovativi di gestione elettronica della documentazione in sostituzione dei tradizionali sistemi cartacei, con vantaggi nella reperibilità, rintracciabilità degli stessi ed ad un minor costo finale.

I record elettronici sono più sicuri della carta: tre punti fondamentali

Le persone hanno strani comportamenti nei confronti dei loro documenti digitali o cartacei. Molti non ci pensano due volte a consegnare la carta di credito ad una cameriera (con il codice di sicurezza in bella vista). Oppure, lasciano gli estratti conto e le ricevute della carta di credito nella loro casella postale per ore o anche giorni. Spesso se chiedete agli stessi soggetti di utilizzare fatturazione elettronica o pagamenti online, rifiuteranno perché sono preoccupati riguardo la sicurezza delle transazioni.

Qualcosa di simile può accadere nelle aziende. Quando le società passano alla gestione elettronica dei documenti, molti impiegati improvvisamente diventano ansiosi riguardo la sicurezza o la privacy dei loro data. Nonostante fino a poco prima non si preoccupavano dei documenti cartacei sempre soggetti a possibili violazioni.

Durante il suo intervento al Laserfiche “Empower 2013” meeting la Dottoressa Rhonda Dean Kyncl, assistente al preside per i servizi accademici del College of Arts and Sciences all’Università dell’Oklahoma, sostiene che:“Nessuno si preoccupa della privacy quando le informazioni sono in cartelline sulla scrivania. Quando sono online si parla invece di standard di sicurezza”.

Siamo convinti che sia importante salvaguardare la sicurezza dei record elettronici, ma spesso non si percepisce che essi sono intrinsecamente più sicuri rispetto a quelli cartacei. Evidenza supportata, per esempio, da un articolo tecnico pubblicato nel lontano 1996 dal Journal of the American Medical Informatics Association.

Ecco tre importanti motivi per cui i record di carta sono vulnerabili:

1. Accesso non appropriato: Questo avviene quando le persone possono accedere ad aree di archiviazione con armadi non chiusi. Oppure quando i documenti stessi vengono lasciati su banconi, sulle fotocopiatrici, o si ricevono copie di fax indirizzate erroneamente. Infatti, ogni volta che le copie di carta sono inviate a mittenti sbagliati, le informazioni contenute possono essere lette dai dipendenti dell’ufficio postale, assistenti amministrativi, o altri individui non autorizzati. Questo accesso potrebbe essere accidentale o intenzionale, ma in ogni modo l’integrità della sicurezza è compromessa. I dati elettronici, al contrario, possono essere criptati così che anche se fossero copiati o rubati, l’informazione può essere protetta.

 2. Dati manomessi: Chiunque abbia accesso a fascicoli di carta può rimuovere pagine, aggiungere voci, cancellare o manomettere in modo semplice e diretto. I record elettronici possono avere una firma digitale che notifica alle persone quando è stata effettuata una modifica, oppure una marca temporale che indica ogni volta che un record è stato trasferito o modificato.

3. Perdita: I documenti cartacei possono essere facilmente spostati, e quindi persi o archiviati erroneamente. I record elettronici possono essere tracciati, con audit e altre indicazioni sulla persona che li ha utilizzati. Inoltre è difficile che si facciano delle copie di dossier cartacei, non c’è di solito nessun backup. Sempre in tema di sicurezza, se i documenti cartacei vengono distrutti, in parecchi casi è facile recuperarli.

Un’indagine da parte del Ponemon Institute ha mostrato che gli intervistati trovano l’archiviazione cartacea meno sicura rispetto ai record elettronici, per tutta una serie di aspetti. L’indagine risale al 2008, quindi non c’è ragione di credere che i documenti di carta, oggi, siano diventati più sicuri.

Ufficio senza carta: alcuni suggerimenti

E’ dal 1975 con un articolo apparso su Business Week che si parla di un ufficio senza carta e sembrava che con l’introduzione dei personal computer si sarebbe ben presto raggiunto il traguardo. Attualmente, nonostante gli evidenti vantaggi economici nel cercare di avere un ufficio senza carta, non è stato ancora implementato da molte società ed enti.

Qui di seguito alcuni suggerimenti per chi volesse iniziare ad avere un ufficio senza carta.

  1. Senza carta bisogna essere sicuri di fare un backup dei file.
    Ricordarsi che in informatica bisogna essere sicuri di non perdere i dati, e quindi è importante avere una politica di backup dei dati.
  2. Tener in mente che avere un ufficio senza carta non avviene in un giorno
    Certamente in un giorno non si avrà immediatamente l’ufficio senza carta, ma sarà un lavoro che potrà iniziare ad esempio dalle fatture e poi man mano a tutti gli altri documenti. Inizialmente potrà anche creare più lavoro, si pensi solo ai documenti pregressi, è come se si vuole informatizzare un magazzino di vestiti, bisogna introdurre i dati nel sistema.
  3. Senza carta spesso significa meno carta
    Bisogna ricordarsi che si potrà eliminare molta carta dai propri processi ma ci sarà sempre qualche documento non digitale dato che, per esempio, ci possono essere clienti che vogliono ancora la fattura di carta, ecc.
  4. Ognuno deve credere nel progetto
    E’ necessario che tutti i colleghi dell’ufficio siano coinvolti nel progetto perché il cambiamento dalle proprie abitudini (es. stampare il documento e distribuirlo ai colleghi) può essere difficile.
  5. Programmazione dello spazio
    Uno dei vantaggi dell’ufficio senza carta è che ci sarà più spazio dato che non saranno necessari mobili per archiviare le pratiche, quindi si potrà riprogettare gli spazi del proprio ufficio.
  6. Capire che “meno carta” è solo l’inizio del risparmio
    L’impatto più immediato dell’ufficio senza carta è la riduzione dei costi di stampa, archiviazione, spedizione, ecc. Con il tempo diventeranno evidenti altri benefici tipo minor tempo di ricerca del documento, ecc.

Utilizzando un prodotto come Laserfiche puoi non solo creare il tuo ufficio senza carta ma accedere a qualsiasi tuo documento dovunque tu sia.
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